Verwaltungsassistenten unterstützen in der Regel Manager, Direktoren, Vizepräsidenten und C-Level-Personal bei Aufgaben wie Terminplanung, Kommunikation, Dokumentenerstellung, Reisen und Bürotätigkeiten. Sie können auch eine ganze Abteilung bei solchen Aufgaben unterstützen. Während eines Vorstellungsgesprächs stellt der Personalchef in der Regel Fragen zu den Hard Skills, Soft Skills, Vorerfahrungen und dem persönlichen Arbeitsstil des Kandidaten.
Zu den üblichen Hard Skills von Verwaltungsassistenten gehören Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme, leichte Buchhaltungskenntnisse und einige Schreibfähigkeiten. Bestimmte Positionen können zusätzliche spezifische Fähigkeiten erfordern. Zum Beispiel muss die Verwaltungsassistentin eines Studiendekans mit den Regeln des wissenschaftlichen Publizierens vertraut sein, und die Assistentin des Vorstandsvorsitzenden eines Krankenhauses muss möglicherweise mit der grundlegenden medizinischen Terminologie vertraut sein. Fragen im Vorstellungsgespräch für Verwaltungsassistenten werden oft so gestaltet, dass sie die Fähigkeiten des Interviewpartners in diesen Bereichen aufdecken. Die Kandidatin kann auch gefragt werden, mit welchen Arten von Computerprogrammen sie gearbeitet hat, oder sie kann gefragt werden, wie viele Jahre Erfahrung sie in einem bestimmten Kompetenzbereich hat.
Einstellungsmanager werden auch Fragen im Vorstellungsgespräch für Verwaltungsassistenten stellen, die die Soft Skills des Kandidaten untersuchen. Dazu gehören Bereiche wie Organisation und zwischenmenschliche Kommunikation. Beispielsweise muss ein Verwaltungsassistent in einer Abteilung möglicherweise die Zeitpläne mehrerer Personen mit unterschiedlichen Funktionen und unterschiedlichen Arbeitsstilen verwalten. In diesem Fall kann der einstellende Manager nach der Fähigkeit des Kandidaten fragen, die benötigten Informationen sowohl von Über- als auch von Unterkommunikatoren mit einem Minimum an Reibung am Arbeitsplatz zu erhalten.
Viele Fragen im Vorstellungsgespräch für Verwaltungsassistenten drehen sich um Erfahrung, da die Vergangenheit die Fähigkeiten eines Kandidaten beweist. Diese Fragen können sich entweder auf Hard- oder Soft-Skill-Bereiche beziehen. Ein hochrangiger Forschungs- und Entwicklungsbeauftragter benötigt beispielsweise einen Verwaltungsassistenten, dem sensible oder vertrauliche Informationen anvertraut werden können, damit er den Kandidaten auffordern kann, frühere Erfahrungen mit ähnlichen Informationen zu erläutern. Ein Verwaltungsassistent für eine neu gegründete Position oder Abteilung muss möglicherweise ein funktionierendes Ablagesystem von Grund auf neu erstellen, sodass der Einstellungsleiter den Kandidaten bitten kann, eine Zeit zu erzählen, in der er eine ähnliche Aufgabe erledigt hat.
Manager und ihre Verwaltungsassistenten arbeiten oft sehr eng zusammen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, daher ist es oft entscheidend, dass sich ihre Arbeitsstile ergänzen. Ein Manager, der sich schlecht organisiert weiß, sucht oft einen Verwaltungsassistenten auf, der sehr organisiert ist und keine Angst hat, ihn bei der Stange zu halten. Ein Manager, der dazu neigt, temperamentvoll zu sein oder über nicht perfekte Kommunikationsfähigkeiten verfügt, wählt häufig einen Verwaltungsassistenten, der sowohl von seiner Launenhaftigkeit unberührt ist als auch in der Lage ist, die Menschen, die er möglicherweise verärgert, „zu glätten“. Ein Manager, der viel reist, braucht einen Assistenten, der mit sehr wenig direkter Aufsicht effektiv arbeiten kann.
Die Kandidaten sollten erwarten, dass sie Interviewfragen für Verwaltungsassistenten beantworten, die auch persönliche Motivationen und Arbeitsstilpräferenzen berücksichtigen. Dies ist so wichtig, dass es oft der entscheidende Faktor zwischen gleich qualifizierten Kandidaten sein wird. Ein Kandidat mit einem komplementären Arbeitsstil kann sogar einem mit mehr Erfahrung oder Ausbildung vorgezogen werden.