Kanban-Systeme werden verwendet, um zu signalisieren, wann ein Material produziert oder bestellt werden muss und wie viel benötigt wird. Es handelt sich um eine Art Zugsystem, das sich an den Kundenanforderungen orientiert und bei dem Materialien nur dann hergestellt werden, wenn sie benötigt werden. Ein Kanban-System ist eine Art Lean Manufacturing, das darauf abzielt, nicht mehr Material als nötig zur Verfügung zu haben.
Die ersten Kanban-Systeme wurden von Taiichi Ohno für den Einsatz in der Toyota®-Fertigung entwickelt. Mitte des 1900. Jahrhunderts untersuchte Ohno Inventarstrategien, die in Supermärkten verwendet wurden. Viele Supermärkte funktionieren tatsächlich wie ein Kanban-System und haben Karten für jede Art von verkauften Artikeln. Ohno nahm das, was er aus Supermärkten gelernt hatte, und wandte es auf die Produktion an.
Später gab Toyota sechs Regeln heraus, um sein Kanban-System zu leiten. Die meisten dieser Regeln befassen sich damit, nur das zu bestellen, was benötigt wird, um die Produktionsrate so konstant wie möglich zu halten. Wenn ein Mangel festgestellt wird, muss dieser sofort behoben oder entsorgt werden. Wenn ein fehlerhaftes Produkt ein Fließband durchlaufen darf, verschwendet dies sowohl Zeit als auch Geld.
Visuelle Hilfen werden in Kanban-Systemen verwendet, um anzuzeigen, wann ein bestimmtes Teil benötigt wird. Diese visuellen Hilfsmittel sind normalerweise Kanban-Karten, die den Namen, das Bild, den Code und die benötigte Menge des Teils enthalten. Kanban-Karten werden oft an einem Behälter befestigt, wo sie sichtbar werden, sobald die Menge einen Punkt erreicht, an dem mehr bestellt werden sollte.
Ein stabiles Nachfrageniveau ist bei Kanban-Systemen fast schon Voraussetzung. Unternehmen, die saisonale Artikel wie Schneeanzüge oder Strandspielzeug herstellen, müssen ihre Zahl der Saison anpassen. Andernfalls gibt es in der Nebensaison zu viel und zu wenig Lager, wenn es gebraucht wird.
Kanban-Systeme sind auch ein Werkzeug, um Just-in-Time-Fertigung (JIT) zu erreichen. JIT-Fertigung tritt auf, wenn eine Anlage eine stabile Produktionsrate hat. In einer Montagelinie muss jede Station genau zum richtigen Zeitpunkt fertig sein, um die Linie in Bewegung zu halten. Kanban-Systeme sorgen dafür, dass einem nie ein Material komplett ausgeht, sodass die Linie nie in Bewegung bleibt.
Obwohl das Kanban-System ursprünglich für die Verwendung von Kanban-Karten für jeden Artikel entwickelt wurde, verwenden einige Produktionsstätten jetzt andere Artikel. Andere Signale, wie Kanban-Quadrate oder Golfbälle, können verwendet werden, um den Bedarf an mehr Material an einem Arbeitsplatz zu signalisieren. Einige Produktionsstätten haben sogar elektronische Kanban-Systeme implementiert.