Moderne Sekretärinnen sind oft der Klebstoff, der ein Büro oder eine Organisation zusammenhält, indem sie dafür sorgen, dass Mitarbeiter und Kunden zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und über die erforderlichen Dokumente und Informationen verfügen. Die Fähigkeiten der Sekretärin reichen von der Terminvereinbarung über das Einrichten von Besprechungsräumen bis hin zur Vorbereitung rechtlicher Dokumente. Die Art und Größe des Unternehmens, in dem eine Sekretärin arbeitet, bestimmen oft, welche Fähigkeiten erforderlich sind; Es gibt jedoch einige grundlegende Sekretärinnenfähigkeiten, die alle Sekretärinnen beherrschen sollten, einschließlich Schreib-, Terminplanungs- und Telefonfähigkeiten.
Erstklassige Kommunikationsfähigkeiten sind für Sekretärinnen von entscheidender Bedeutung. Für Sekretärinnen ist es wichtig, auf vielfältige Weise mit Kunden und Kollegen klar kommunizieren und Informationen austauschen zu können, auch am Telefon, in schriftlichen Dokumenten und durch Präsentationen. Sekretärinnen orchestrieren oft die Tagesereignisse für einen Chef oder eine Abteilung, einschließlich der Planung von Besprechungen und der Bereitstellung der erforderlichen Dokumente für die Besprechungsteilnehmer. Kreative Fähigkeiten zur Problemlösung sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung, da Sekretärinnen jeden Tag mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert sind.
Neben den üblichen Bürotätigkeiten sollte das Sekretariat auch die Veranstaltungsplanung beinhalten. Große Meetings werden oft an externen Standorten abgehalten, beispielsweise in einem Konferenzzentrum oder einem Hotelkonferenzraum. Neben der Buchung eines Tagungsraums und der Wegbeschreibung für alle Beteiligten ist eine Sekretärin oft damit beauftragt, Übernachtungsmöglichkeiten, Mietwagen und Flughafen-Shuttles für die Teilnehmer zu organisieren. Auch die Bestellung von Snacks, Speisen und Getränken für die Gäste während des Meetings obliegt oft einer Sekretärin, ebenso wie die korrekte Raumeinrichtung und die entsprechende technische Ausstattung.
Die Fähigkeit, Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung richtig zu verwenden, ist entscheidend für die Vorbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Korrespondenz. Zu den Fähigkeiten der Sekretärin gehört auch die Fähigkeit, Arbeiten effektiv Korrektur zu lesen, um fehlerfreie Dokumente zu erstellen. Einige Spezialpositionen, wie beispielsweise juristische und medizinische Sekretäre, müssen auch ein gründliches Verständnis der in diesen Berufen verwendeten Begriffe haben. Die Fähigkeit, eine Vielzahl von visuellen Grafiken für die Online-Nutzung, Handouts und Gruppenpräsentationen zu erstellen, ist eine weitere Fähigkeit, die normalerweise von Sekretärinnen verlangt wird.
Für fast alle Sekretariatspositionen wird Beherrschungstechnik benötigt. Die Fähigkeiten als Sekretärin sollten fortgeschrittene E-Mail-Fähigkeiten beinhalten, einschließlich der Arbeit mit Anhängen, Flyern und Fotos, die mit einer Vielzahl von Softwareprogrammen erstellt wurden. Viele Sekretärinnen arbeiten unterwegs, daher ist es ein Muss, die neuesten drahtlosen Kommunikationsfähigkeiten zu beherrschen. Dokumente und Fotos müssen oft bearbeitet und geteilt werden, daher ist die Fähigkeit, mit einer Vielzahl von Computerprogrammen zu arbeiten, unerlässlich.