In einem Zivilprozess wird die unterlegene Partei aufgefordert, der obsiegenden Partei die während des Prozesses entstandenen Kosten zu ersetzen. Die obsiegende Partei reicht eine Kostenaufstellung ein und die unterlegene Partei hat die Möglichkeit, einen Antrag auf Kostensteuer zu stellen. Dies bedeutet, dass die unterlegene Partei die Forderung bestreitet und möchte, dass der Richter die Kosten „besteuert“ oder reduziert. Es gibt mehrere Gründe, aus denen einem Antrag auf Kostensteuer stattgegeben werden kann.
Die Gerichtskosten können sich stapeln, insbesondere während eines längeren Prozesses. Die meisten Rechtsordnungen enthalten eine Liste der Kostenarten, die einer unterlegenen Partei auferlegt werden können. Dazu können Anmeldegebühren, Gebühren im Zusammenhang mit der Beschaffung von Kopien von Rechtsdokumenten und viele andere Arten von Kosten gehören. Die Gerichtskosten werden getrennt vom Schadenersatz in dem Fall zuerkannt und der Schadenersatz wird nicht erhöht oder verringert, um Kosten zu beheben.
In einem Kostensteuerantrag macht die unterlegene Partei geltend, dass der von der obsiegenden Partei geltend gemachte Anspruch nicht begründet sei. Einer der häufigsten Gründe für die Besteuerung von Kosten ist, dass einige der geltend gemachten Kosten rechtlich nicht zulässig sind. Kosten, die nicht direkt mit der Klage verbunden sind, können beispielsweise nicht geltend gemacht werden. Ebenso kann das Gesetz bestimmte Arten von Kosten, wie beispielsweise Telefongespräche, von der Liste der erstattungsfähigen Kosten ausschließen. In diesem Fall wird der Richter die Kosten besteuern, da die eingereichte Klage gegen das Gesetz verstößt.
Kosten können auch mit der Begründung angefochten werden, dass keine ausreichende Dokumentation der Kosten vorliegt. Kann der Gewinner nicht nachweisen, wie die Kosten entstanden sind, kann ein Antrag auf Kostenbesteuerung argumentieren, dass es nicht zumutbar ist, den Verlierer für diese Kosten zahlen zu lassen. Der Gewinner könnte Kosten erfinden oder in der Forderung falsch angeben, in der Hoffnung, dem Verlierer zusätzliches Geld herauszupressen, was natürlich nicht als fair angesehen wird.
Den unterlegenen Parteien wird Zeit gegeben, die von der gewinnenden Partei geltend gemachten Ansprüche zu überprüfen. Bei der Überprüfung können sie feststellen, ob die Kosten ordnungsgemäß dokumentiert sind und ob die Kosten gesetzlich zulässig sind. Liegt kein Widerspruch vor, können die Kosten wie geltend gemacht werden. Im Streitfall muss ein Antrag auf Kostensteuer gestellt werden, um den Anspruch anzufechten und eine Überprüfung des Anspruchs durch den Richter auszulösen. Der Richter wird innerhalb einer bestimmten Frist eine Entscheidung in der Sache erlassen.