Versanddokumente, auch Transportdokumente genannt, sind rechtliche Dokumente, die beim Transport von Waren von einem Ort zum anderen verwendet werden. Für den legalen Warentransport im Inland sowie für den internationalen Versand aller Art sind Versandpapiere erforderlich. Die genauen Dokumente, die für die Verwaltung des Versands und der Lieferung von Waren erforderlich sind, variieren je nach Vorschriften und Standards, die sowohl am Ausgangspunkt der Sendung als auch am Bestimmungsort sowie an allen Punkten dazwischen gelten, an denen die Waren registriert und kontrolliert werden müssen.
Eines der grundlegendsten Versanddokumente ist der Frachtbrief. Dieses Dokument wird sowohl beim nationalen als auch beim internationalen Versand verwendet und wird oft vom Spediteur oder einem Vertreter des Spediteurs ausgestellt. In einigen Ländern kann der Versender den Frachtbrief im Voraus erstellen, solange das Dokument sowohl den nationalen Versandvorschriften als auch den Standards des Spediteurs entspricht. Während die im Dokument enthaltenen Details variieren, identifizieren die meisten den Versender und den Empfänger und bieten grundlegende Kontaktinformationen für beide Parteien. Eine Beschreibung der in der Sendung enthaltenen Waren sowie die Menge der einzelnen Waren in der Sendung und das Gesamtgewicht der Sendung werden ebenfalls bereitgestellt. Spediteure werden in der Regel Daten über die Abholung der Sendung, den voraussichtlichen Liefertermin und Informationen zu den Versandkosten angeben, einschließlich der Angabe, ob diese Gebühren im Voraus bezahlt oder gesammelt werden.
Die Packliste ist ein weiteres Beispiel für die grundlegenden Versanddokumente, die routinemäßig in den Begleitpapieren einer Sendung enthalten sind. Dieses Dokument dient dem Empfänger oft als Mittel, um zu überprüfen, ob die auf dem Konnossement angegebenen Gegenstände tatsächlich an den Empfänger geliefert wurden. Die Richtlinien einiger Versand- und Empfangsabteilungen verlangen, dass nur Sendungen akzeptiert werden, die mit einer Packliste oder einem Beleg versehen sind.
Bei internationalen Sendungen gibt es mehrere andere Arten von Versanddokumenten, die wahrscheinlich erforderlich sind. Ein Ursprungszeugnis legt fest, woher die Sendung stammt und wer für die Vorbereitung der Ware für den Versand verantwortlich war. Ein Versicherungsschein dokumentiert die erworbene Deckung zum Schutz der Sendung unterwegs und schützt damit effektiv die Interessen des Versenders und des Empfängers. Zollpapiere sind erforderlich, damit die Waren das Ursprungsland verlassen und in das Land des Empfängers gelangen können. Wenn die Sendung auf dem Weg mehrere Länder passieren muss, müssen die Zolldokumente den Standards entsprechen, die von jedem Hafen oder Haltepunkt auf dem Weg gestellt werden.
Versanddokumente sind wichtig, um alle am Versandprozess beteiligten Parteien zu schützen. Durch die Einhaltung der geltenden Versandvorschriften kann sichergestellt werden, dass die Bestellungen korrekt, termingerecht, versandgerecht verpackt und die für den Versand selbst berechneten Tarife vereinbar sind alle Verträge, die zwischen dem Spediteur und dem Spediteur bestehen. Wenn eines der gesetzlich vorgeschriebenen Versanddokumente nicht ordnungsgemäß erstellt wird, besteht die Gefahr, dass die Sendung aufgehalten wird, bis die Fehler behoben oder Ersatzdokumente erstellt und an den Ort weitergeleitet werden, an dem die Sendung zwischengelagert wird.