Wartungsprotokolle sind schriftliche Notizen, die die Wartung eines bestimmten Geräts dokumentieren. Wenn Leute in einem industriellen Umfeld über solche Aufzeichnungen sprechen, beziehen sie sich meistens auf die formalisierten Berichte und Akten, die von Flottenbesitzern, Industrieanlagenbetreibern oder anderen Geschäftsleuten, die mit Maschinen arbeiten, aufbewahrt werden. Das Führen eines angemessenen Protokolls über mechanische Wartung und Reparaturen in diesen Szenarien gilt normalerweise als gute Geschäftspraxis und kann auch gesetzlich vorgeschrieben sein. Aufzeichnungen sind im Wartungsmanagement besonders nützlich, da sie Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass ihre Geräte in gutem Zustand sind, und sie bieten auch eine Möglichkeit, Reparatur- und vorbeugende Instandhaltungskosten zu verwalten und zu verfolgen.
Aufzeichnungen können jedoch auch von Einzelpersonen verwendet werden. Viele Menschen führen detaillierte Aufzeichnungen über die persönliche Fahrzeugwartung und können auch die an Haushaltsgeräten wie Klimaanlagen und Notstromgeneratoren durchgeführten Wartungsarbeiten aufzeichnen. Dies kann notwendige Reparaturen rationalisieren und kann auch den Wiederverkauf viel reibungsloser machen.
Warum sie aufbewahrt werden
Unabhängig von den Besonderheiten der Einstellung ist die Verwaltung von Wartungsdatensätzen oft aus mehreren Gründen wichtig. Beispielsweise kann ein Wartungsplan von unschätzbarem Wert sein, um Servicetechniker bei der Diagnose von wiederkehrenden Problemen mit einer Maschine oder einem Fahrzeug zu unterstützen. Darüber hinaus helfen gute Aufzeichnungen Abteilungsleitern, Mitarbeitern und manchmal sogar Einzelpersonen, sicherzustellen, dass ein Gerät im Einklang mit den Herstellergarantien funktioniert. Sie können Unternehmen auch dabei helfen, zu verfolgen, wann ein Gerät einer vorbeugenden Wartung unterzogen werden muss.
All dies hat auch eine Wertbasis. Maschinen in gutem Betriebszustand zu halten ist eine der besten Möglichkeiten, sie als Investition zu schützen, und die Dokumentation dieser Sorgfalt kann die Ausrüstung wünschenswerter machen, wenn sie jemals verkauft wird, da der Nachweis erbracht wurde, dass sie ordnungsgemäß gewartet wurde. Dies gilt für Unternehmen ebenso wie für Privatpersonen. Gebrauchtwagenverkäufe sind ein gutes Beispiel – Menschen, die mit detaillierten Aufzeichnungen nachweisen können, wie oft ihre Autos gewartet und gewartet wurden, können oft einen höheren Preis erzielen als Menschen, deren Autos gut aussehen, aber nur mit mündlichen Versprechungen kommen.
Gründliche Aufzeichnungen können auch ein Puffer gegen Haftung sein. Wenn ein Unternehmen wegen eines fehlerhaften Geräts verklagt wird, können detaillierte Aufzeichnungen unerlässlich sein, um den Fall des Unternehmens zu stützen und beispielsweise die Sorgfaltspflicht nachzuweisen.
Hauptelemente und Grundvoraussetzungen
Persönliche Aufzeichnungen sind normalerweise am einfachsten zu führen und sind normalerweise wenig mehr als eine Datei mit Quittungen und Diagnoseberichten über Fahrzeugölwechsel, Wartungsarbeiten und Reparaturen. In der Regel werden auch die Ergebnisse eventuell erforderlicher Sicherheitsprüfungen oder Abgasuntersuchungen miteinbezogen. Diese Art von Berichten kann ziemlich informell sein; Die Hauptidee besteht darin, ein Protokoll darüber zu führen, was mit der Maschine wann passiert ist. Sie können so einfach sein wie ein Notizbuch, das in der Nähe des Geräts aufbewahrt wird, oder eine digitalisierte Tabelle mit eingescannten Berichten und speziellen Notizen.
Der Prozess zur Entwicklung eines geschäftsorientierten Wartungsplans ist oft etwas formalisierter. Zunächst führt das Unternehmen in der Regel eine Bestandsaufnahme aller seiner Geräte durch. Alle Artikel, die regelmäßig überprüft oder repariert werden müssen, sollten in diese Liste aufgenommen und mit einer Sendungsverfolgungsnummer versehen werden. Wartungssoftware kann sich als wertvoll erweisen, um Unternehmen bei der Organisation all dieser Informationen zu unterstützen. Unabhängig davon, ob die Daten elektronisch oder in Papierform dokumentiert sind, wird es allgemein als gute Praxis angesehen, irgendwo eine Sicherungskopie aufzubewahren, falls die Daten verloren gehen oder versehentlich zerstört werden.
Updates
Nachdem die Inventur abgeschlossen ist, müssen die Aufzeichnungen bei jeder Ausführung nur noch aktualisiert werden. Im Allgemeinen sollte in den Aufzeichnungen dokumentiert werden, welche Art von Arbeit wann ausgeführt wurde und wer sie tatsächlich ausgeführt hat. Wenn Inspektionen oder Geräteprüfungen stattfinden, sollte aus dem Protokoll hervorgehen, ob die Inspektion oder Prüfung den Herstellerrichtlinien und den Betriebsverfahren des Unternehmens folgte. Auch Personal- und Teilekosten können dokumentiert werden, um Abteilungen bei der Budgetprognose zu unterstützen.
Werkseinstellungen
Die Verwendung von Wartungsprotokollen ist besonders wichtig in einer Fabrikumgebung, in der täglich viele teure Maschinen im Einsatz sind. Diese Aufzeichnungen können dazu beitragen, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Gerätewartungen oder Anlagenwartungen abgeschlossen wurden, damit der Anlagenbetrieb reibungslos abläuft. Beispielsweise kann an einer Fabrikmaschine ein Wartungsprotokoll geführt werden, in dem alle Reparaturen oder Wartungsintervalle aufgeführt sind. Dieses Protokoll kann helfen, Unfälle oder Anlagenstillstände aufgrund defekter Geräte zu vermeiden.
Automobil- und Luftfahrtanwendungen
Protokolle sind auch ein sehr häufiger Bestandteil der Flottenwartung. Unternehmen, die beispielsweise große Lkw-Gruppen leasen oder besitzen, müssen oft genau verfolgen, welche Fahrzeuge zur Reparatur anstehen oder potenziell wartungsbedürftig sind, bevor sie auf lange Fahrten oder Liefertermine geschickt werden. Das gleiche gilt für Flugzeugflottenbetreiber; Fluggesellschaften und kommerzielle Jet-Unternehmen sind oft gesetzlich verpflichtet, alle routinemäßigen Wartungsarbeiten und Reparaturen sorgfältig zu dokumentieren, da dies dazu beitragen kann, Unfälle und Probleme während des Fluges zu vermeiden.