Professionelle Anrufbeantworter gibt es in verschiedenen Varianten, darunter schnurlose, digitale oder solche, die Nachrichten auf Band aufzeichnen. Ein Telefonanrufbeantworter (TAM) kann auch mit Peripheriegeräten wie einem eingebauten Faxgerät oder Scanner geliefert werden. Einige professionelle Anrufbeantworter werden als separate Systeme angeboten, die über ein Stromkabel an ein Telefon angeschlossen werden, während andere in Telefongeräte eingebaut sind.
Auch als Nachrichtengerät bekannt, arbeiten professionelle Anrufbeantworter mit dem gleichen Zweck wie Voicemail-Systeme. Telefone, die von einem Messaging-Gerät begleitet werden, werden zum Aufzeichnen von Nachrichten verwendet, die von eingehenden Anrufern hinterlassen werden. Dies minimiert oder eliminiert die Notwendigkeit, dass eine lebende Person Telefone beantwortet und Nachrichten für Personen schreibt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht für Telefonanrufe verfügbar sind.
Einige professionelle Anrufbeantworter zeichnen ausgehende und eingehende Nachrichten auf einem Wechselband auf. Dadurch kann das Band intermittierend gewechselt und frühere Bandaufzeichnungen physisch an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Diese Art von Maschinen werden manchmal von Einzelpersonen und Organisationen bevorzugt, die bestimmte Nachrichten archivieren und für lange Zeiträume aufbewahren müssen.
Andere professionelle Anrufbeantworter erfassen und speichern Nachrichten digital. Während für diese Art von TAM verschiedene Speichermöglichkeiten existieren, werden Nachrichten in der Regel digital archiviert. In einigen Fällen können Aufzeichnungen zur Langzeitspeicherung oder zur Verwendung auf anderen Computergeräten digital auf ein anderes Gerät, beispielsweise eine Speicherkarte, übertragen werden. Unabhängig davon, ob professionelle Anrufbeantworter Tonband oder digitale Aufzeichnung verwenden, funktionieren beide jedoch auf die gleiche Weise. Manchmal werden Unterschiede in der Qualität einer Aufnahme festgestellt, wobei digitale Aufnahmen oft von höherer Qualität sind als andere Arten.
Viele digitale Anrufbeantworter bieten auch eine automatische Speichersicherung. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen und Einzelpersonen, die sich um die Sicherheit von Nachrichten im Falle eines Stromausfalls sorgen. Einige bieten Eigentümern auch die Möglichkeit, ganze Telefongespräche in Gerichtsbarkeiten aufzuzeichnen, in denen eine solche Praxis legal ist.
Bestimmte Anrufbeantworter bieten nur eine einzige Mailbox für ausgehende und eingehende Nachrichten. Andere professionelle Anrufbeantworter bieten jedoch mehrere Mailbox-Speicherlösungen. Während viele mehrere Mailboxen für eingehende Nachrichten anbieten, erlauben bestimmte Systeme nur eine einzige ausgehende Nachricht, bevor sie einem Anrufer Ansagen anbieten, die der Mailbox entsprechen, in der er eine Nachricht hinterlassen möchte. Einige Hersteller bieten auch professionelle Anrufbeantworter an, die angeschlossen werden können ein Personal Computer, der oft eine ideale Lösung für Heimarbeitskräfte ist.