Es ist nicht zu leugnen, dass E-Mail eine wesentliche Rolle in der Geschäftskommunikation spielt, hauptsächlich aufgrund der Tatsache, dass es für verschiedene Unternehmen einer der wichtigsten Kanäle ist, um sowohl mit internen als auch mit externen Unternehmen in Verbindung zu treten. E-Mail wird von Unternehmen verwendet, um mit ihren Mitarbeitern und anderen Mitgliedern der Organisation zu kommunizieren. Es wird auch als Mittel zur Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Personen verwendet, die für den Geschäftsbetrieb wichtig sind.
Zu der Rolle der E-Mail in der Geschäftskommunikation gehört, dass sie für die grundlegende Kommunikation innerhalb des Unternehmens verwendet werden kann. Das Management kann die Mitarbeiter über jede Art von unternehmensbezogenen Informationen informieren, die sie übermitteln möchten. Wenn beispielsweise in der Woche eine Betriebsversammlung stattfinden soll, sendet das Unternehmen E-Mails an die betroffenen Mitarbeiter, die sie über Zeit, Ort und Zweck der Besprechung informieren. In der Vergangenheit wurden solche Informationen über Briefe, Bulletins und andere weniger beliebte Kommunikationsmittel weitergegeben, aber die E-Mail hat diese Kanäle als bevorzugte Kommunikationsmethode abgelöst. Zu den Vorzügen dieser Methode gehört die blitzschnelle Erreichbarkeit der meisten Mitarbeiter in kürzester Zeit, die geringe Kostenersparnis und die Reduzierung des Papierkrams.
Eine weitere Rolle der E-Mail in der Geschäftskommunikation ist ihre Verwendung als Mittel zur Vermarktung und Förderung von Dienstleistungen und Produkten durch das Unternehmen. Die meisten Unternehmen senden ihren Kunden gezielte E-Mails zu neuen Produkten, Änderungen an bestehenden Produkten und anderen Arten von Marketingaktionen, an denen sie arbeiten. Die Wirkung dieser Rolle der E-Mail in der Geschäftskommunikation konzentriert sich auch auf ihren Wert als kostengünstiges Mittel, um auf schnellstem Weg die größte Anzahl von Kunden und Verbrauchern zu erreichen.
Die gemeinsame Nutzung von Dateien und anderen Formen von Daten ist eine ebenfalls wichtige Rolle der E-Mail in der Geschäftskommunikation. Unternehmen können große Mengen an Informationen per E-Mail versenden, die mit normaler Post möglicherweise nicht so einfach sind. Beispielsweise kann ein Unternehmen Bilder und andere Daten an Kunden senden, die anrufen, um sich nach den Dienstleistungen des Unternehmens zu erkundigen. Angenommen, ein Kunde ruft ein Versicherungsunternehmen an und fragt nach seinen Produkten, der Agent am Telefon fragt möglicherweise nach der E-Mail des Kunden, um Informationspakete zu senden, auf die der Kunde sofort zugreifen kann. Das Versenden eines solchen Pakets durch die normale Post kann mehrere Tage dauern, und innerhalb dieser Zeit könnte der potenzielle Kunde seine Meinung ändern oder sich nach einem anderen Unternehmen umsehen.
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