Die Beschaffung von Adoptionsaufzeichnungen kann eine langwierige und schwierige Aufgabe sein, da der Zugang zu diesen Aufzeichnungen im Allgemeinen den am Adoptionsprozess beteiligten Parteien vorbehalten ist. Der einfache Zugang zu Adoptionsunterlagen hängt oft von der Art der gesuchten Informationen ab und von der Person, die sie sucht. Die Gesetze, die den Zugang zu Adoptionsunterlagen regeln, variieren von Staat zu Staat, wobei einige Staaten strengere rechtliche Beschränkungen anwenden als andere.
Die meisten Staaten beschränken den öffentlichen Zugang zu Adoptionsunterlagen, sobald der Adoptionsprozess abgeschlossen ist, um die Vertraulichkeit der beteiligten Parteien zu wahren. Adoptionsunterlagen können versiegelt worden sein und sind möglicherweise nur für diejenigen zugänglich, die direkt am Adoptionsprozess beteiligt waren, wie z. B. die leibliche Mutter, die Adoptiveltern oder die Adoptierten. Auch diesen Personen wird der Zugang nur unter bestimmten Auflagen gewährt. Alle Staaten haben Verfahren, denen Adoptionsparteien folgen können, um Zugang zu bestimmten, begrenzten Informationen aus den Adoptionsunterlagen zu erhalten. Bestimmte Bundesstaaten, einschließlich New York und Rhode Island, können von der anfragenden Partei verlangen, strengere Anforderungen zu erfüllen, z. B. die Registrierung beim Adoptionsregister oder die Einreichung eines Gerichtsantrags, bevor diese Informationen entsiegelt werden können.
Bestimmte nicht-identifizierende Informationen aus den Adoptionsunterlagen, einschließlich der körperlichen Daten und der Krankengeschichte der leiblichen Eltern, können normalerweise von den Adoptiveltern, dem Adoptierten oder den leiblichen Eltern abgerufen werden. Im Allgemeinen kann einem Adoptierten auf schriftlichen Antrag Zugang zu den nicht-identifizierenden Informationen gewährt werden, wenn der Adoptierte mindestens 18 Jahre alt ist. Adoptiveltern können in allen Staaten auf nicht-identifizierende Informationen zugreifen. Wenn die Adoptiveltern aus medizinischen Gründen weitere Informationen zum Gesundheitszustand der leiblichen Eltern benötigen, gestatten einige Staaten dem Adoptionsregister, die leiblichen Eltern im Namen der Adoptiveltern zu kontaktieren, um weitere Informationen anzufordern. Der Zugang der leiblichen Eltern zu nicht-identifizierenden Informationen wie dem Gesundheitszustand des Adoptierten ist in 28 Staaten erlaubt, und 15 Staaten erlauben erwachsenen leiblichen Geschwistern, diese Informationen zu erhalten.
In den meisten Staaten können Adoptiveltern, leibliche Eltern oder Adoptierte Zugang zu identifizierenden Informationen oder Informationen, die offenlegen können, wer die leiblichen Eltern und der Adoptierte sind, gewährt werden, wenn die vorherige Zustimmung der Person, deren Informationen angefordert werden, aufgezeichnet wurde. Wenn die vorherige Zustimmung fehlt, können Staaten den Zugang zu Adoptionsaufzeichnungen einschränken, die die Identität von Parteien der Adoption offenlegen können, es sei denn, es wird ein wichtiger Grund nachgewiesen. In 36 Staaten können leibliche Geschwister des Adoptierten bei gegenseitigem Einverständnis Zugang zu solchen Aufzeichnungen beantragen und erhalten.
Um festzustellen, ob die Zustimmung erteilt wurde, haben 30 Staaten Register der gegenseitigen Zustimmung eingerichtet, die es den Parteien ermöglichen, die Informationen suchen, festzustellen, ob ihnen Adoptionsunterlagen durch gegenseitige Zustimmung, die beim Staat eingereicht wurde, offengelegt werden können. In einigen Staaten, die noch kein Register der gegenseitigen Zustimmung eingeführt haben, kann eine dritte Person oder Agentur, die als vertraulicher Vermittler bekannt ist, gesetzlich befugt sein, auf versiegelte Adoptionsunterlagen zuzugreifen, um die leiblichen Eltern oder Verwandten zu finden und deren Zustimmung einzuholen .