Das Erstellen einer Inventardatenbank erfordert einige Vorbereitungen und Planungen, z. B. zunächst die Auswahl eines zu verwendenden Datenbankverwaltungssystems (DBMS). MySQL, Microsoft (MS) Access und Oracle zählen zu den am weitesten verbreiteten Systemen. Sie müssen dann entscheiden, welche Art von Informationen Sie in Ihrer Inventardatenbank speichern möchten. Es gibt drei große Arten von Daten: Bestellinformationen, Produkt oder Dienstleistung und Käufer- oder Kundenbestand. Ihre letzten Schritte sind die eigentliche Erstellung der Datenbank und der darin enthaltenen Tabellen, das Abschließen des Normalisierungsprozesses, das Auffüllen der Tabellen – wenn auch nur mit Testdaten – und das Testen der neu erstellten Datenbank.
Die Wahl des zu verwendenden DBMS richtet sich im Allgemeinen nach den Kosten der Software, den Plattformen, auf denen sie ausgeführt werden kann, wie steil die Lernkurve für Sie selbst oder Mitarbeiter ist, die für die Bestandsverwaltung und die Lösung von Bestandsproblemen verantwortlich sind, wenn sie auftreten. MySQL ist Open-Source-Software, die kostenlos aus dem Internet heruntergeladen werden kann und oft mit kostenlosen Distributionen von Serverversionen des Linux-Betriebssystems gebündelt wird. Access ist für sehr große Unternehmen möglicherweise keine gute Wahl, und Oracle, das ziemlich kostspielig ist, hat eine sehr steile Lernkurve. Nachdem Sie die genauen Arten von Daten bestimmt haben, die Sie benötigen, können Sie mit der Erstellung der Inventardatenbank beginnen, was normalerweise über eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) wie PHPMyAdmin oder über die Befehlszeile mit der Sprache SQL erfolgen kann.
Wenn Sie administrative Aufgaben über eine GUI ausführen, sollte der Prozess weitgehend selbsterklärend sein und es sollte eine Programmdokumentation geben, die Sie einsehen können. Das Erstellen einer Inventardatenbank auf der Kommandozeile erfordert zumindest sehr gute Grundkenntnisse der SQL-Sprache, die fast immer für die Arbeit mit Datenbanken verwendet wird. Die Worte „Datenbank erstellen“ gefolgt von dem Namen, den Sie Ihrer Datenbank geben möchten, sind der auszuführende Befehl. Sie müssen dann den Befehl „use“ gefolgt von demselben Namen ausführen, den Sie gewählt haben, um darauf zuzugreifen und mit der Erstellung der Tabellen zu beginnen, die Sie für alle Arten von erforderlichen Daten benötigen. Dies wird mit dem Befehl „Tabelle erstellen“ eingeleitet, gefolgt vom Namen der Tabelle, zusammen mit anderen Befehlen, die Parameter wie Fremdschlüssel, Primärschlüssel, Nullwerte und Zeichenlänge setzen.
Diese Funktionen können fast immer auch über eine GUI ausgeführt werden. Es ist sehr wichtig, dass Ihre Inventardatenbank normalisiert wird, ein notwendiger Prozess, um sicherzustellen, dass sie an Größe wachsen und aktualisiert werden kann, während die Integrität gewahrt wird, damit jederzeit genaue Berichte über die getroffenen Geschäftsentscheidungen verfügbar sind. Je nach Anzahl der Tabellen und Art der Daten muss die mitunter sehr aufwendige Normalisierung einem Datenbankspezialisten anvertraut werden. Es gibt drei Formen der Normalisierung: die erste Normalform (1NF), die zweite Normalform (2NF) und die dritte Normalform (3NF). Der Versuch, eine Normalisierung nach der eigentlichen Erstellung Ihrer Inventardatenbank zu erreichen, ist nicht ratsam.