Ein Workflow ist eine Abfolge von Aktivitäten, die mit Bedacht entworfen wurde, um eine Arbeit einfach und effizient zu gestalten. Ein Workflow kann den gesamten Produktionsprozess umfassen oder eine Sequenz sein, die von einer Person verwendet wird. Ein einfacher Workflow ist oft der Workflow, der von einer Person für eine begrenzte Aufgabe verwendet wird, oder der Workflow eines sehr begrenzten Projekts, an dem mehrere Personen beteiligt sind. Während einige einfache Workflows für den Einsatz von Technologie entwickelt wurden, werden andere von Personen ohne Computer oder ähnliche Geräte verwendet. Beim Entwerfen eines einfachen Workflows sind einige grundlegende Überlegungen zu berücksichtigen.
Eine der wichtigsten Entscheidungen bei einem einfachen Workflow ist die Verwendung von paralleler Aktivität oder linearer Aktivität. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben ein kleines Unternehmen mit fünf Mitarbeitern und haben eine Postsendung, um herauszukommen, und keine ausgefallene Ausrüstung. Sie können einen linearen Prozess haben, bei dem der erste Mitarbeiter den Umschlag stopft, der zweite Mitarbeiter ihn versiegelt, der dritte das Adressetikett anbringt, der vierte eine Briefmarke aufbringt und der fünfte ihn in das entsprechende Versandfach stapelt. Dabei wird die Arbeit jedes Einzelnen rationalisiert, da er nur an eine Sache denken muss, jede Post jedoch von fünf verschiedenen Personen bearbeitet wird. Parallel dazu würden alle fünf Mitarbeiter gleichzeitig die Abläufe stopfen, verschließen, etikettieren, stempeln und stapeln, aber jede Postsendung würde nur von einer Person bearbeitet.
Manchmal können einige etwas komplexe Schritte im Voraus dazu beitragen, einen einfachen Workflow zu erstellen. Ein Makro ist beispielsweise eine einzelne Computeranweisung, die eine Folge von Ereignissen auslöst. Indem Sie sich die Zeit nehmen, ein Makro einzurichten, kann eine komplizierte Sequenz, die wiederholt werden muss, stark vereinfacht werden.
Die Verwendung eines Layout-Editors zum Ändern der Zuordnung für ein Computereingabegerät – sei es eine Maus, eine Tastatur, ein Tablet oder ein Stift – ist eine weitere Möglichkeit, einen einfachen Workflow zu erstellen. Beispielsweise könnte man die Tasten einer Maus vorübergehend ändern, um sie Shortcuts zuzuordnen, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind, wodurch es unnötig wird, von Tastatur zu Maus zu Tastatur zu Maus hin und her zu gehen. Alternativ könnte man neue Tastaturkürzel erstellen, die es einem ermöglichen, alle Aktionen über die Tastatur zu steuern und die Maus für eine bestimmte Aufgabe zu vermeiden.