Digitale Kopierer haben weltweit analoge Fotokopiergeräte als Standard-Büroausstattung weitgehend ersetzt. Die fortschrittliche Technologie ist besser für die Umwelt als die alten Maschinen und kann auch einfacher zu warten und zu reparieren sein. Durch die Kombination der Funktionen eines Dokumentenscanners und eines Laserdruckers hat das Gerät den Bereich des Fotokopierens revolutioniert.
Herkömmliche oder analoge Kopierer arbeiten durch die Kombination einer positiv geladenen Trommel und einer negativ geladenen Substanz namens Toner, um das Bild des Originaldokuments auf einem neuen Blatt Papier wiederherzustellen. Um zusätzliche Kopien zu erstellen, müssten analoge Maschinen das Original jedes Mal neu kopieren. Digitale Maschinen funktionieren wie ein Computer-Dokumentenscanner; sie speichern die Daten als Datei, die dann wiederholt gedruckt, geändert oder gespeichert werden kann.
Der Druckmechanismus verhält sich wie ein moderner Laserdrucker. Der Drucker speichert schnell das gesamte Dokument, das über einen Raster Image Processor (RIP) gescannt wurde, und erstellt die Seite im Rasterspeicher. Durch Linsen und Spiegel bedruckt ein Laser ein Blatt Papier mit dem Bild, das dann durch Toner mit entgegengesetzter Ladung sichtbar gemacht wird.
Einer der Vorteile digitaler Kopierer ist die Möglichkeit, aus einem Scan mehrere Kopiensätze zu erstellen. Wenn eine Person fünf Kopien eines Pakets mit fünf Papieren benötigt, muss sie das Original nur einmal durchlaufen und der Kopierer erstellt die Kopien frei. Bei kleinen Aufträgen mag dies keine Zeitersparnis sein, aber wenn die Person 100 oder 1,000 Kopien anfertigt, kann sie sich vom Kopierer entfernen und an anderen Dingen arbeiten, während er den Auftrag fertigstellt.
Die Bildqualität ist bei einem digitalen Kopierer normalerweise erheblich höher als bei einem analogen Modell. Aufgrund der verwendeten Scantechnologie können Duplikate von den Originalen nicht zu unterscheiden sein. Wenn das Original nicht klar oder nicht lebendig genug ist, ermöglichen diese Kopierer dem Benutzer auch, die Intensität und Sättigung für die Kopien zu ändern, sodass die Duplikate tatsächlich besser aussehen als das Originaldokument.
Nahezu alle Kopierer auf dem Markt verwenden derzeit digitale Technologie. Ihre erweiterten Fähigkeiten machen sie schneller, leiser und weniger zeitaufwändig in der Verwendung oder Einrichtung als herkömmliche Versionen. Geschäftsmodelle können ziemlich teuer sein, und der Preis steigt mit zusätzlichen erweiterten Funktionen.
Fast alle großen Kopiergerätehersteller verwenden ausschließlich digitale Technologie. Käufer sollten die Bedürfnisse ihres Unternehmens oder Unternehmens sorgfältig abwägen und sich für einen Kopierer entscheiden. Es kann eine der nützlichsten Maschinen in einem gesamten Betrieb sein, und die Verwaltungsassistenten eines Büros können bei einer Maschine von geringer Qualität schnell frustriert sein.