Das Erstellen eines organisierten Ablagesystems sorgt dafür, dass ein Büro reibungsloser läuft, egal ob Sie von zu Hause aus oder in einem großen gemeinsamen Arbeitsbereich arbeiten. Ein logisches Ablagesystem ist von entscheidender Bedeutung, wenn mehrere Personen dieselben Dateien verwenden, da es jedem ermöglicht, schnell und einfach auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Wenn Sie Ihr Ablagesystem organisieren, planen Sie mindestens einen Tag dafür ein, damit Sie nicht mitten im Prozess den Überblick verlieren.
Um mit der Erstellung eines organisierten Ablagesystems zu beginnen, teilen Sie Ihre Arbeit in zwei Kategorien ein: aktiv und archivierend. Aktives Material umfasst anstehende Aktionspunkte, laufende Projekte oder Lesematerial, das leicht zugänglich sein muss. Archivmaterial umfasst Daten, die nicht ohne weiteres verfügbar sein müssen. Planen Sie neben Ihrem Schreibtisch Platz für Ihre aktiven Gegenstände und einen weiteren Ablagebereich für die Archivarbeit ein. Planen Sie auch einen Zeitplan für die Vernichtung von Archiven ein. Berücksichtigen Sie rechtliche Beschränkungen, bevor Sie archiviertes Material verwerfen: Einige Unternehmen müssen beispielsweise Finanzunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren.
Berücksichtigen Sie beim Erstellen eines organisierten Ablagesystems die Art der aktiven Materialien, die Sie ständig haben. Wenn Sie beispielsweise Buchhalter sind, haben Sie möglicherweise offene Rechnungen, Kreditoren, Fälligkeiten und Gewinn- und Verlustberichte für das Quartal, in dem Sie arbeiten. Wenn Sie Designer sind, haben Sie möglicherweise mehrere laufende Projekte für verschiedene Kunden, ausstehende Muster, Gebote, bei denen Sie auf eine Antwort warten usw. Erstellen Sie eine Reihe von losen Kategorien für Ihr Ablagesystem und planen Sie, Unterkategorien innerhalb der allgemeinen Kategorien zu erstellen. So wissen Sie, dass Sie beispielsweise alle offenen Rechnungen an einem zentralen Ort finden. An diesem Ort können die Rechnungen alphabetisch nach Kreditoren, nach Betrag oder auf eine andere für Sie sinnvolle Weise geordnet sein.
Richten Sie dann Ihre Archivordner ein. Planen Sie beim Erstellen eines organisierten Ablagesystems eine Methode ein, die für Sie und andere in der Büroumgebung logisch ist. Vielleicht möchten Sie Archive alphabetisch nach Projekt ordnen. In einem kleinen Büro, in dem Dateien an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, sollten Archive wahrscheinlich nach Themen unterteilt werden: Projekte, Finanzunterlagen, Benutzerhandbücher und so weiter. Erstellen Sie innerhalb jeder breiten Kategorie kleinere Ordner.
Wenn Sie Ordner für ein organisiertes Ablagesystem erstellen, verwenden Sie große, leicht lesbare Schriftarten auf Registerkarten, die sich deutlich vom Rest des Ordners abheben, damit Sie einen Abschnitt schnell finden können. Es kann auch hilfreich sein, farbcodierte Registerkarten oder Dateien zu verwenden, damit Sie eine klare visuelle Aufteilung zwischen den Kategorien sehen. Halten Sie einen Vorrat an Ordnern, Registerkarten und Geräten bereit, damit Sie bei Bedarf problemlos weitere Dateien erstellen können: Erliegen Sie nicht der Versuchung eines Ablagefachs.
Nachdem Sie das Gerüst Ihres Ablagesystems aufgebaut haben, können Sie alle zu archivierenden Papier- und Druckmaterialien integrieren. Leeren Sie alle Ihre Aktenschränke, ausstehenden Fächer und andere Papierstapel. Gehen Sie das gesamte Material durch und bestimmen Sie zuerst, was aufbewahrt und was weggeworfen werden muss. Nicht jedes Blatt Papier muss gespart werden: Behalten Sie das relevante oder nützliche Material und entsorgen Sie den Rest. Ihr Ablagesystem sollte nicht jedes einzelne Blatt Papier enthalten, das jemals in der Geschichte des Unternehmens verwendet wurde. Sortieren Sie das Material beim Bereinigen in aktive oder archivierte Kategorien und legen Sie es im entsprechenden Bereich ab.
Sobald Sie ein organisiertes Ablagesystem erstellt haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Ihr Leben viel einfacher ist. Pflegen Sie das System mit häufigen Säuberungen von altem Material und behalten Sie den Überblick über Ihre Ablage, um zu verhindern, dass sich Material ansammelt.