Die Anforderungen, um Sekretärin/Rezeptionistin zu werden, variieren hauptsächlich aufgrund der Art des Unternehmens, in dem die Position gefunden wird. Die meisten Unternehmen verlangen ein Mindestmaß an Ausbildung mit wenig bis gar keiner Ausbildung. Aufgrund der mit dieser Position verbundenen Aufgaben können jedoch auch andere Unternehmen ein gewisses Bildungsniveau benötigen. Wieder andere erwarten vielleicht, dass Sie einen Bachelor-Abschluss und einige Jahre Berufserfahrung haben.
Typischerweise ist eine Sekretärin/Rezeptionistin für administrative Unterstützungsaufgaben innerhalb eines Unternehmens verantwortlich. Sekretariatsaufgaben können mit Bürounterstützungsaufgaben verbunden sein. Sie können einen Abteilungsleiter unterstützen oder allgemeine Bürounterstützung für das gesamte Unternehmen leisten.
Es gibt mehrere Aufgaben, die oft mit der Erfüllung der Rezeptionsrolle verbunden sind. Eine Hauptaufgabe ist die Telefonannahme und die Weiterleitung von Anrufen an die entsprechende Abteilung. Die Begrüßung von Kunden und Gästen im Wartebereich ist eine weitere Aufgabe, die häufig mit der Tätigkeit als Empfangsdame verbunden ist.
Abhängig von den Funktionen, die die Bürotätigkeit unterstützen, können andere Aufgaben erforderlich sein. In einigen Unternehmen müssen Sie möglicherweise Post für Zustelldienste vorbereiten. Darüber hinaus können Sie auch eingehende Post an Mitarbeiter des Unternehmens verteilen.
Um Sekretärin/Rezeptionistin zu werden, benötigen Sie eine Reihe von Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten. Die meisten Unternehmen erwarten von Ihnen ein umfassendes Verständnis der Büroabläufe. Da eine Hauptaufgabe in dieser Position das Beantworten des Telefons ist, sind angenehme verbale Fähigkeiten in der Regel ein zusätzlicher Vorteil. Auch die Beherrschung von Bürogeräten ist für die meisten Unternehmen wünschenswert.
Einige technische Schulen bieten Kurse in Betriebswirtschaft und Büroverwaltung an, um Ihnen die notwendigen Fähigkeiten zu vermitteln, um eine Sekretärin/Rezeptionistin zu werden. Typische Kurse können Schulungen in der Verwendung von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsanwendungen umfassen. Das Schreiben von Geschäftskorrespondenz und Büroetikette sind zusätzliche Kurse, die an den meisten Schulen angeboten werden.
Darüber hinaus bevorzugen einige Unternehmen die Einstellung einer Person mit einem Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft. Der Erwerb eines betriebswirtschaftlichen oder verwandten Abschlusses an einer vierjährigen akademischen Einrichtung kann Ihnen dabei helfen, diese Anforderung zu erfüllen. Diese Art von Abschluss kann Sie auch auf eine Beförderung im Unternehmen vorbereiten.
Neben der formalen Ausbildung zur Sekretärin/Rezeptionistin benötigen Sie möglicherweise auch Zeit, um die Standardarbeitsabläufe eines Unternehmens zu erlernen. In der Regel werden Sie in branchenspezifischen Verfahren geschult, die sich auf die Variation Ihrer Aufgaben nach der Einstellung auswirken. Zum Beispiel kann die Arbeit für eine medizinische Einrichtung die Planung von Arztbesuchen beinhalten. Bevor der Patient eintrifft, können die Büroverfahren die Überprüfung der Krankenversicherung und die Erstellung einer Krankenakte umfassen.