In jedem Betrieb gibt es ein Gerät, das täglich im Dauereinsatz ist: den Kopierer. Der Fotokopierer ist eines der meistverkauften Bürogeräte, und bis zu dem Tag, an dem wir das papierlose Büro haben, wird es so bleiben. Ein guter Kopierer kann Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht helfen. Es gibt eine Reihe von Kontrollpunkten, auf die Sie achten sollten, wenn Sie überlegen, welcher Kopierer Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Welche Art von Fotokopierer Sie benötigen, hängt von der Menge und der Art der täglichen Kopien ab. Möglicherweise müssen Sie nur eine kleine Anzahl von Dokumenten kopieren, z. B. Konten oder Rechnungen, oder Sie müssen größere Druckmengen, wie z. B. Mailings, kopieren. Fotokopierer sind in verschiedenen Größen und Kopiergeschwindigkeiten erhältlich, aber die meisten Kopierer verfügen über einige universelle Grundfunktionen.
Fotokopierer verwenden eine helle Linse, um Dokumente zu duplizieren; Die ursprüngliche Technologie ist analog, obwohl digitale Kopierer immer beliebter werden. Digitale Fotokopiergeräte ermöglichen es dem Benutzer, Farbkopien zu drucken, indem die visuellen Daten des Originaldokuments in Computercode umgewandelt werden. Der Computercode programmiert dann den Laserdrucker, der die endgültige Kopie erstellt.
Die Klarheit der Kopie hängt von der Auflösung des Fotokopierers ab. Die Auflösung des Kopierers bestimmt die Qualität und Schärfe eines Bildes. Dies wird in Punkten pro Zoll (DPI) gemessen. Kopierer mit 500 DPI haben 500 x 500 Punkte pro Quadratzoll. Viele Kopierer können eine extrem hohe Auflösung bieten, aber diese sind nur für Designer geeignet, die sehr detaillierte Drucke benötigen.
Die Anzahl der Kopien, die Sie täglich anfertigen, sollte die Größe des Kopierers bestimmen, den Sie in Betracht ziehen. Wenn Ihr Fotokopierer täglich im Dauereinsatz ist, sollten Sie einen Kopierer mit einem Großraummagazin in Betracht ziehen. Diese größeren Fächer können mehr als 1,000 Blatt aufnehmen und sind nützlich, um ein ständiges Nachfüllen des Kopierers zu vermeiden. Die meisten Kopierer fassen bis zu 1,000 Blatt, was für den moderaten Benutzer ausreichend ist.
Wenn Ihr Unternehmen Dokumente erstellt, die gebunden werden müssen, sollten Sie auf die Bildverschiebungsfunktion achten. Dadurch kann der Benutzer das Bild zum Binden anpassen. Sie sollten sich auch bewusst sein, dass einige Maschinen über Funktionen zum Heften und Sortieren verfügen, die Sie so einstellen können, dass sie automatisch arbeiten.
Ein weiterer Punkt, auf den Sie achten sollten, ist die Funktion Seiten pro Minute. Dies bestimmt, wie viele Seiten Ihr Kopierer pro Minute druckt. Je höher die Seitenzahl, desto schneller ist die Kopiergeschwindigkeit. Wenn Sie Dokumente vergrößern oder verkleinern müssen, achten Sie auf die Funktionen Vergrößerung/Verkleinerung und Zoom.
Die Anzahl der Funktionen, die ein Kopierer haben kann, variiert stark. Moderne multifunktionale Fotokopiergeräte können auch als Faxgeräte, digitale Speichergeräte und Computerscanner fungieren, wobei die Informationen auf einer Festplatte gespeichert werden. Der Kopierer kann mit dem Computernetzwerk Ihres Büros verbunden werden, sodass Sie direkt von Ihrem Computer aus drucken können, ohne Ihren Sitzplatz zu verlassen. Das Wichtigste, an das Sie sich erinnern sollten, ist die Größe. Wenn Sie ein kleines Büro haben, sollten Sie sich nicht für einen Fotokopierer in Industriegröße entscheiden, es sei denn, Sie möchten, dass er auch als Schreibtisch dient.