Los gastos administrativos son costos que no tienen en cuenta un área específica del negocio, como marketing o fabricación. Es importante presupuestar con precisión los gastos administrativos, ya que la administración de una empresa suele ser el corazón de las operaciones eficientes. Para calcular los gastos administrativos, es esencial mantener buenos registros y tener en cuenta todas las posibles variables. Con buenos registros, calcular los gastos es tan simple como sumar los totales de recibos.
Los costos administrativos fijos son aquellos que generalmente no varían de mes a mes. Esto puede incluir cosas como facturas telefónicas, salarios o gastos de seguro. Si bien estos pueden cambiar periódicamente, como contratar o perder a un empleado, estos costos generalmente permanecen iguales de mes a mes.
Los costos variables pueden incluir algunos gastos semi-fijos, como facturas de gas o electricidad. Si bien estos pueden variar ligeramente de un mes a otro, generalmente se mantendrán dentro de un rango cercano. Para contabilizar adecuadamente los costos semi-fijos, intente crear un costo mensual promedio sumando un año de costos y dividiéndolo entre 12. Esto le dará una idea adecuada de los gastos mensuales o trimestrales.
Las necesidades de suministro pueden cambiar de vez en cuando, causando variaciones en los gastos administrativos. Los cálculos de suministros pueden incluir artículos como papel, tóner o suministros de correo, pero también pueden incluir compras más grandes, como computadoras nuevas, muebles de oficina o gasolina para vehículos de la compañía. El buen mantenimiento de registros es fundamental para realizar un seguimiento tanto del costo como de la regularidad de los pedidos de suministros. Mantener un archivo de hoja de cálculo simple que enumere el tipo de compra, la fecha de compra y el costo ayudará a que los gastos de suministro sean fáciles de compilar.
Muchas compañías tendrán algunos fondos administrativos discrecionales para ciertos fines. Estos pueden incluir fondos para capacitación o seminarios, fiestas festivas, bonos o servicios para empleados, como máquinas expendedoras. Establecer un presupuesto cuidadoso para gastos discrecionales puede ayudar a mantener los gastos en línea mientras brinda las mejores oportunidades para la fuerza laboral.
En ocasiones, las empresas también pueden incluir protección contra pagos incorrectos en sus gastos administrativos. Desafortunadamente, casi todas las empresas se encuentran en el extremo receptor de un cheque falso o una transacción fraudulenta de vez en cuando. En los casos en que el enjuiciamiento es poco práctico o imposible, los fondos de mal pago pueden ayudar a evitar que los márgenes de beneficio se desvíen.
Cuando los gastos administrativos se calculan con precisión y se comparan con las ganancias, resulta fácil ver dónde se pueden hacer recortes o expansiones. Saber si es asequible contratar a otro trabajador, buscar suministros más baratos o actualizar los sistemas informáticos puede entenderse de un vistazo al examinar el presupuesto y los gastos de administración. Los expertos recomiendan que un buen seguimiento de los gastos administrativos sea una tarea diaria que se supervise y examine periódicamente para detectar posibles mejoras.
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