El escáner de recibos ideal escaneará claramente los recibos en una computadora y vendrá con un software que le permite organizar los recibos o transferir los recibos escaneados al programa de software de su elección, ya sea una hoja de cálculo o un software financiero. Cuando busque un escáner de recibos, considere el precio del escáner y si es compatible con el tipo de computadora que usa. Otras consideraciones importantes son la calidad de la imagen escaneada y la facilidad de uso tanto del escáner como de su software.
Un escáner de recibos le permite reducir la cantidad de papeleo que guarda, ya que hace una copia de un recibo y lo almacena como una imagen en una computadora. Cuando escanea los recibos, puede clasificarlos por tipo, mes o viaje para poder encontrarlos rápidamente cuando esté preparando una declaración de impuestos o un informe de gastos para el reembolso. Algunos escáneres de recibos están diseñados para usarse con una computadora, mientras que otros son aplicaciones que puede instalar en un teléfono inteligente.
La calidad de la imagen es importante al elegir un escáner de recibos. Si no puede leer el recibo escaneado, es de poco valor. Algunos escáneres tienen problemas para leer los recibos escritos a mano o arrugados. Otros pueden tener dificultades para escanear recibos que no están impresos en negro sobre un fondo blanco. Aunque ningún escáner producirá imágenes perfectas todo el tiempo, busque uno que pueda manejar recibos descoloridos o coloreados.
En algunos casos, el escáner de recibos es tan bueno como su software. Busque un software de recibos que corrija los recibos que escanean torcidamente y que le permita buscar entre los recibos escaneados. Algunos programas de software que vienen con escáneres de recibos ingresarán automáticamente datos del recibo, como el monto, los impuestos y el artículo comprado, siempre que el escáner pueda obtener una imagen clara del recibo y leer los datos correctamente.
Si usa un teléfono inteligente, es posible que desee obtener una aplicación de escáner. Las aplicaciones de escáner usan la cámara de su teléfono para tomar fotografías de los recibos. A continuación, puede enviarse la imagen por correo electrónico y cargarla en una hoja de cálculo u otro software de su elección. Una aplicación en su teléfono elimina la necesidad de un equipo adicional y le permite escanear recibos cuando está en movimiento. Los escáneres basados en teléfonos también son mucho menos costosos que los escáneres separados e incluso pueden estar disponibles de forma gratuita.