Hay una serie de situaciones en las que una persona puede necesitar escribir una carta de exención. Por ejemplo, puede ser necesario explicar por qué un contribuyente está exento de pagar ciertos impuestos locales, estatales o federales. Además, tal carta puede ser necesaria para afirmar legalmente una exención de las vacunas legalmente requeridas u otros requisitos legales respecto de los cuales una persona tiene un motivo válido de incumplimiento. Aunque cada situación puede requerir información ligeramente diferente, el formato de una carta de exención será en gran medida el mismo independientemente de su uso previsto. La carta debe incluir información básica de identificación, una explicación de la obligación legal y el motivo de la exención, y debe indicar claramente que el escritor está reclamando la exención.
Al escribir una carta de exención, el primer paso es asegurarse de que la correspondencia se dirija a la persona o agencia apropiada. Las agencias tributarias, por ejemplo, pueden tener muchas oficinas y direcciones diferentes que reciben correspondencia de los contribuyentes. Una simple llamada telefónica debe asegurar la dirección postal correcta y el nombre de la persona a quien debe dirigirse la carta, si corresponde.
La carta en sí debe contener la información pertinente del escritor, si no está en papel membretado, como el nombre, la dirección y la dirección de correo electrónico o el número de teléfono. Después de abordarlo adecuadamente, la carta debe indicar a qué se refiere, como «exención de impuestos a las ventas» o «exención de vacunación». También se debe proporcionar un número de identificación de contribuyente o un número de seguro social para que el destinatario sepa qué registros están afectados por la exención.
Dentro del cuerpo de una carta de exención, el escritor debe indicar cuál es la obligación legal a la que reclama una exención. Por ejemplo, si la obligación legal es pagar el impuesto sobre las ventas, entonces el autor de la carta debe reconocer que esta obligación es el tema de la carta y, por lo tanto, la exención. Después de indicar cuál es la obligación legal, el escritor debe explicar por qué tiene derecho a una exención de la obligación. Si es posible, el autor debe incluir una referencia a una fuente legal que le dé derecho a la exención.
Además de explicar la obligación legal y la razón por la cual el escritor cree que tiene derecho a la exención, la carta debe indicar claramente que el escritor está reclamando la exención. Si la exención es para un menor, como en el caso de la obligación de vacunar, entonces el escritor debe incluir el nombre del niño, la relación con el niño y hacer valer la exención parental por razones religiosas, por ejemplo. Indicar la exención en una oración simple al final de la carta debe dejar claro al lector que el autor está reclamando la exención.
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