La redacción de una solicitud de exención puede depender de que haga varias cosas diferentes, como completar una carta de presentación, un formulario de solicitud y tomar nota de cualquier documentación requerida. Dependiendo de las circunstancias de la exención y la agencia involucrada, los requisitos podrían ser algo diferentes en diferentes situaciones. En casi todos los casos, deberá proporcionar una explicación de por qué es necesaria la exención. Además, al escribir la solicitud de exención, asegúrese de prestar atención a los plazos.
Si completa un formulario preimpreso, escribir una solicitud de exención se explica por sí mismo. Simplemente siga las indicaciones y complete los espacios lo mejor que pueda, asegurándose de incluir todos los detalles relevantes según sea necesario. En algunos casos, un formulario puede ser todo lo que tendrá que completar. En otros casos, es posible que también deba enviar una carta normal. Esta carta debe estar pensada y organizada de manera lógica.
No importa qué tipo de carta o narrativa esté escribiendo, asegúrese de indicar claramente la solicitud al principio. Si escribe un formato de memorando o un correo electrónico, incluya las palabras «solicitud de exención» en la línea de asunto del correo electrónico. Si escribe una carta más tradicional, asegúrese de que el punto de solicitud de exención se haga en el primer párrafo, incluso en la primera oración.
El siguiente párrafo debe explicar cómo cumple con los requisitos necesarios para obtener una solicitud de exención. Por ejemplo, si necesita cumplir con ciertas pautas de ingresos para que se le otorgue una exención, indique claramente sus ingresos y cómo puede cumplirlos. Si desea recibir una exención médica para viajar o practicar un deporte, explique lo que los médicos u otros profesionales médicos han dicho sobre su situación. Tome cada requisito de una exención punto por punto para asegurarse de que todo se explique metódicamente.
En algunos casos, puede ser bueno explicar también qué significaría la exención para usted personalmente. Si pudiera ser la diferencia entre asistir a la universidad y no asistir a la universidad, eso podría ser una motivación poderosa en los casos en que las pautas son flexibles o aquellos que buscan exenciones pueden tomar sus propias decisiones. Si bien esto puede no ser necesario, podría ayudar. Sin embargo, evite sonar melodramático o usar un lenguaje demasiado emocional.
Si incluye documentación de respaldo, anótelo o dígale a la parte cuándo debe esperar que llegue esa información. Siempre es bueno proporcionar un cronograma y un método de entrega si la documentación no se envía al mismo tiempo. Explique, si es posible, por qué no se envió toda la documentación junta.
El párrafo final de la carta de solicitud debe indicar su voluntad de estar disponible en caso de que surjan más preguntas. Si aún no ha proporcionado información de contacto, este sería un buen lugar para proporcionarla. De lo contrario, indique dónde más aparece su información de contacto y proporcione horarios convenientes para comunicarnos con usted por teléfono.