Por lo general, se requieren habilidades en cuatro áreas para convertirse en administrador de la oficina: habilidades informáticas avanzadas, comunicación, interpersonal y productividad. Un administrador de la oficina es responsable de la operación diaria de una pequeña y mediana empresa. Él o ella administra el flujo de datos y tareas administrativas dentro de la organización. Este puesto rara vez incluye responsabilidades de supervisión o gestión, debido al tamaño de la organización y al enfoque del rol. Las personas que desean asumir un rol directivo generalmente recibirían un mejor servicio en un puesto de gerente de negocios o gerente de oficiales.
Para convertirse en administrador de la oficina, muchas personas completan un programa de capacitación post secundaria. Esto puede incluir un programa de uno o dos años de un colegio comunitario en administración de empresas o capacitación de asistente de oficina. Las habilidades aprendidas en estos programas pueden ser esenciales para asegurar el empleo como administrador de la oficina. Aunque algunos empleadores requerirán credenciales académicas, muchos aceptarán candidatos con un diploma de escuela secundaria, siempre que tengan una experiencia relevante.
Las habilidades informáticas avanzadas son obligatorias para cualquier persona que quiera convertirse en administrador de la oficina. Estas habilidades se pueden obtener a través de la finalización de un programa de capacitación o con la práctica. La mayoría de las empresas utilizan productos productivos de oficina de Microsoft o Lotus. Las habilidades desarrolladas con estos programas son transferibles a otros productos de software. Mantenga estas habilidades actualizadas con clases de actualización, ya que las funciones del software cambiarán con el tiempo.
Las habilidades de comunicación escrita y oral son muy importantes si desea convertirse en administrador de la oficina. Toda comunicación debe ser profesional, concisa, clara y tener el tono correcto. Es importante tener en cuenta que las habilidades de comunicación del personal administrativo tienen un gran impacto en la reputación de la organización. Tómese el tiempo para mejorar sus habilidades para que los clientes tengan una impresión positiva de la empresa.
En cada oficina o negocio, hay una variedad de personalidades diferentes. La capacidad de interactuar efectivamente con diferentes personas, resolver conflictos y alentar el trabajo en equipo generalmente es importante. Muchas personas consideran que este aspecto de un rol de administrador es el más desafiante. Tómese el tiempo para desarrollar estas habilidades, ya que pueden ser importantes.
La productividad y la autogestión son habilidades esenciales si desea convertirse en administrador de la oficina. En la mayoría de las organizaciones pequeñas, el administrador de la oficina es responsable de una amplia gama de tareas. La capacidad de cambiar de marcha, trabajar en diferentes tareas administrativas y mantenerse actualizado es muy importante. La confidencialidad y la discreción son necesarias, ya que el administrador puede tener acceso a información financiera, registros de personal y datos de nómina.