Actualmente, hay muchas formas en que las empresas pueden recibir pagos, incluidas tarjetas de débito, depósitos automáticos y cheques en papel. Uno de los mayores problemas con los cheques es que los clientes pueden reclamar que el cheque está en el correo, y pueden tardar días en llegar, por una variedad de razones. La capacidad de aceptar un cheque por fax puede acelerar significativamente el proceso. Todo lo que requiere es la capacidad de recibir faxes entrantes y algún software especial que le permita ingresar la información apropiada del cheque.
Aceptar un cheque por fax es un tipo de banca electrónica y es legal en los Estados Unidos y en muchos otros países del mundo. Siempre es mejor verificar la legalidad de este sistema antes de comprar cualquier software, pero si vive donde puede usar la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o un tipo similar de sistema bancario electrónico, es muy probable que pueda aceptar un consultar por fax. El primer paso para aceptar un cheque por fax es comprar e instalar el software apropiado en su sistema informático, lo que le permite ingresar todos los datos relevantes del cheque de su cliente para crear una copia para imprimir. Dependiendo del tipo de software que compre y las opciones que seleccione, es posible que también pueda verificar el nombre del cliente, la cuenta y si la cuenta tiene fondos suficientes para cubrir el cheque.
Una vez que haya instalado el software, estará listo para recibir su primer cheque por fax. Pídale a su cliente que le envíe por fax un cheque completo e ingrese toda la información del cheque en su computadora. Una vez que haya completado el formulario, puede imprimir una copia del cheque usando su impresora. Dado que la impresión no solo contendrá la información bancaria del cliente, sino también el número de cheque, debe decirle al cliente que destruya el cheque original y lo marque como usado.
El cheque que imprima indicará en la línea de la firma que el propietario de la cuenta ha autorizado el cheque, aunque la verborrea exacta dependerá de su paquete de software específico. Es una buena idea guardar el fax original para sus archivos, en caso de cualquier disputa. Lleve el cheque que imprimió de la información enviada por fax a su banco y deposítelo, donde será tratado como cualquier otro depósito que realice. Cuando recibe un cheque por fax, normalmente no puede cobrarlo, sino que debe depositarlo en una cuenta comercial y esperar a que se pague.