Un diario y un libro de contabilidad son dos tipos de libros que se usan habitualmente en el proceso de contabilidad. Considerado clave para lo que se conoce como contabilidad de doble entrada, cada uno de estos libros cumple propósitos específicos dentro del proceso general de mantener registros financieros precisos. Si bien muchas de las transacciones publicadas en estos dos libros son las mismas, existen diferencias clave en el propósito y la función de cada uno de estos libros de contabilidad.
Una de las diferencias más básicas entre el diario y el libro mayor es cuando se emplean en el proceso contable. El diario sirve como el libro de contabilidad en el que una transacción se ingresa por primera vez en el sistema de contabilidad, con la transacción a menudo denominada entrada original. Más adelante en el proceso, esa misma transacción se publicará como una entrada en el libro mayor, donde esa entrada se colocará en relación con otras entradas para fines de evaluación y análisis.
Otra diferencia importante entre el diario y el libro mayor es el orden de las entradas dentro de los registros. Los diarios siempre se organizan en orden cronológico, por lo que es muy fácil identificar qué transacciones están asociadas con un día hábil, semana u otro período de facturación. Por el contrario, la disposición de las entradas dentro de un libro mayor tiene más que ver con la agrupación de transacciones similares en cuentas específicas con el fin de evaluar los datos con fines financieros y contables internos.
Los diferentes propósitos de la revista y el libro mayor también significan que cada libro está estructurado de manera diferente. Un diario a menudo incluirá una breve descripción de la transacción, incluyendo una fecha y la ubicación del monto de la transacción en una columna de débito o crédito. No se intenta equilibrar las transacciones registradas en un diario. Por el contrario, las entradas a las cuentas en el libro mayor deben estar equilibradas en todo momento.
Hay alguna diferencia de opinión con respecto al uso tanto de la revista como del libro mayor. Una escuela de pensamiento sostiene que al mantener ambos libros de contabilidad, se mejora la oportunidad de identificar errores de contabilización, un factor que puede ser muy útil cuando y como las cuentas en el libro mayor no se equilibran. Además, la revista a menudo se acepta más fácilmente como evidencia en un tribunal de justicia, debido al sencillo proceso utilizado para registrar las transacciones en orden cronológico. Un enfoque diferente sostiene que mantener un diario es opcional, mientras que mantener un libro de contabilidad es crucial para la tarea de rastrear las transacciones financieras de la compañía, incluso en términos de organizar cuentas para que los impuestos puedan calcularse y pagarse con precisión.
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