La retenci?n de datos ha sido importante para el bienestar de casi cualquier tipo de negocio. En el pasado, esto significa mantener archivos de documentos en papel que podr?an recuperarse cuando y seg?n sea necesario, a menudo manteniendo esos registros durante d?cadas antes de descartarlos. Hoy en d?a, la retenci?n electr?nica de datos ha facilitado la tarea, una circunstancia afortunada ya que la retenci?n de documentos es m?s importante que nunca si una empresa desea proteger sus intereses y los intereses de sus clientes.
Hay varios tipos diferentes de documentos que deben incluirse en cualquier tipo de programa de retenci?n de datos. Todas las comunicaciones electr?nicas, especialmente los correos electr?nicos y los archivos protegidos con contrase?a y otros documentos, son esenciales para el proceso de retenci?n. Junto con la correspondencia electr?nica, cualquier tipo de acuerdos, contratos u otros documentos que incluyan reclamos legales por o para la compa??a deben conservarse incluso despu?s de que esos documentos sean reemplazados por versiones m?s recientes. Como en el pasado, los documentos en papel, como las facturas y registros de clientes, las aplicaciones de los empleados y el contenido de los archivos del personal, y los datos de atenci?n m?dica tambi?n deben archivarse de manera eficiente.
Una de las razones m?s importantes para crear y mantener un programa s?lido de retenci?n de datos tiene que ver con problemas legales. En pocas palabras, cualquier documento que tenga que ver con la operaci?n del negocio podr?a contener informaci?n que ayudar?a al negocio en caso de una demanda. La documentaci?n guardada facilita la reconstrucci?n de eventos y cronogramas relevantes y prueba las declaraciones hechas por los funcionarios de la compa??a con respecto a lo que hicieron y no hicieron con respecto a ese tema legal en particular. Asumiendo que el programa de retenci?n de datos es exhaustivo, archivar documentos de manera eficiente podr?a ahorrarle a la empresa una gran cantidad de tiempo y dinero con cualquier tipo de acci?n legal, incluyendo asuntos relacionados con impuestos, incidentes que involucran a empleados o convenios hechos con clientes.
Adem?s de proporcionar informaci?n que podr?a ser cr?tica para resolver un problema legal, los buenos h?bitos de retenci?n de datos tambi?n ofrecen la posibilidad de proporcionar un soporte superior a los clientes. La capacidad de rastrear eventos que ocurrieron a?os antes con un cliente determinado puede allanar el camino para gestionar un problema que ha llegado a la vanguardia hoy en d?a, o posiblemente proporcionar inspiraci?n para alg?n nuevo producto o servicio que pueda ser atractivo para m?s de un cliente. La capacidad de compilar informes a partir de los datos archivados puede permitir identificar tendencias y generar ideas que de otro modo nunca habr?an sido evidentes. Desde esta perspectiva, la retenci?n de datos no se trata solo de crear y mantener un registro del pasado, sino tambi?n de crear un recurso que pueda ayudar a mejorar las perspectivas del negocio en el futuro.
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