Los sistemas de contabilidad utilizan una serie de libros de contabilidad y diarios para registrar y clasificar las diversas transacciones en las que se involucra una empresa. Las entradas contables representan las transacciones en estos libros, y los contadores generalmente las etiquetan como entradas de diario. Los diversos tipos de entradas de libro mayor incluyen aquellos en libros auxiliares y diarios. Cada una de estas dos categorías tiene libros diferentes que contienen transacciones específicas para una referencia más fácil en un momento posterior. La contabilidad de doble entrada requiere tanto un débito como un crédito para cada entrada.
La contabilidad clásica tiene dos requisitos que los contadores siempre deben seguir al registrar transacciones comerciales en libros de contabilidad. Primero, debe haber un débito y crédito en cada entrada para equilibrar la ecuación contable. En segundo lugar, las entradas en el libro mayor siempre deben dar como resultado activos que equivalgan a reclamos contra esos activos, ya sea que los reclamos sean hechos por partes interesadas externas o el propietario. Cada libro auxiliar y diario debe seguir estas reglas; de lo contrario, los libros de contabilidad estarán fuera de balance. Además, los errores pueden terminar en los libros debido a entradas desequilibradas ingresadas en las diversas cuentas contables.
El libro mayor a menudo lleva el apodo del libro de entrada original. Esto significa que las cifras agregadas de otros libros auxiliares y diarios se acumulan en el libro mayor. Por lo tanto, todas las entradas del libro mayor que afectan a los libros auxiliares y diarios también afectan al libro mayor. Por ejemplo, los libros auxiliares comunes incluyen cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nóminas y otros. Cada uno de estos libros auxiliares tiene su propio grupo de entradas de libro mayor, que llevan nombres que representan los libros auxiliares en los que están registrados.
Las revistas son libros cronológicos de entrada en un sistema contable. Estas revistas tienen un uso algo limitado; solo retienen transacciones relacionadas con ventas, compras y recibos de efectivo, junto con desembolsos de efectivo y entradas generales. En resumen, todas las entradas del libro mayor se incluyen en una de estas revistas. Por ejemplo, el inventario de compras genera un débito en el diario de compras y un crédito en el diario de desembolsos de efectivo. Otras entradas van a las revistas de manera similar, manteniendo el equilibrio de los libros de la compañía.
Los contadores pueden registrar entradas del libro mayor durante todo el mes en los diarios respectivos para cada transacción. Esto garantiza que los libros estén siempre actualizados y que ninguna transacción no se registre en los diarios. Los diferentes tipos de asientos de diario no importan: ventas, compras, recibos de efectivo o desembolsos, siempre que sean precisos y válidos para los libros de contabilidad.
Inteligente de activos.