Muchas organizaciones y negocios tienen pol?ticas de reembolso para pagar a los empleados que gastan su propio dinero en suministros, entretener a socios comerciales o mientras viajan por negocios de la compa??a. La mayor?a de las compa??as tienen pol?ticas est?ndar con respecto a autorizaciones, formularios y plazos. Las compa??as tambi?n pueden segregar las pol?ticas de reembolso de acuerdo con la naturaleza del gasto. Los tipos de pol?ticas de reembolso incluyen pautas espec?ficas para la naturaleza del gasto, tales como matr?cula escolar, viajes, transporte, suministros o atenci?n m?dica, as? como un proceso de aprobaci?n que depende del sistema de contabilidad de la organizaci?n.
Las organizaciones a menudo est?n preocupadas por el mal uso de las pol?ticas de reembolso y establecen pol?ticas destinadas a evitar que los empleados soliciten un reembolso por gastos no relacionados con el trabajo. Se requiere que muchos empleados obtengan permiso para un gasto, como una aprobaci?n previa de planes de viaje o cursos educativos. Los departamentos de contabilidad a menudo desarrollan hojas de c?lculo y formularios que deben completarse para que un empleado pueda reclamar el reembolso. Adem?s, generalmente se espera que los empleados guarden las facturas, facturas y recibos para presentar con la documentaci?n de reembolso.
Las pol?ticas de reembolso de viajes y entretenimiento comercial a menudo son muy detalladas y pueden establecer tarifas planas para gastos como comidas, o simplemente pueden establecer un l?mite de gasto diario. Algunas organizaciones requieren que los empleados coordinen sus viajes a trav?s de un agente de viajes interno o contratado, a quien la pol?tica de la empresa puede exigir que busque los hoteles o vuelos m?s econ?micos. Algunas pol?ticas de reembolso de viajes tambi?n pueden restringir la compra de bebidas alcoh?licas, incluso si el costo de la bebida est? dentro de los lineamientos del presupuesto de comidas.
Adem?s de los gastos de viaje y entretenimiento comercial, otros tipos de pol?ticas de reembolso abordan el autodesarrollo de los empleados. Por ejemplo, una compa??a que tiene un programa de bienestar tambi?n puede ofrecer una pol?tica de reembolso de atenci?n m?dica que los ayude a pagar los sistemas de p?rdida de peso, membres?as de gimnasios, programas para dejar de fumar y otros tipos de servicios de bienestar que no est?n cubiertos por el seguro. Muchos empleados aprovechan las pol?ticas de reembolso de matr?cula de la compa??a que tambi?n pueden ayudarlos a pagar la escuela. Muchas compa??as pagan clases de educaci?n continua, pero tambi?n pueden reembolsar el costo de los cursos de nivel universitario si el empleado puede demostrar que tomar las clases mejorar? su desempe?o laboral.
Algunas compa??as simplifican sus pol?ticas de reembolso al emitir tarjetas de cr?dito o de cr?dito corporativas para algunos empleados. Estas tarjetas se utilizar?n exclusivamente para gastos comerciales y pueden ayudar tanto a la empresa como a los empleados con el seguimiento de gastos y reembolsos, ya que todos los gastos terminar?n en una sola factura. La pol?tica corporativa generalmente restringe el uso de estas tarjetas a ejecutivos y otros empleados de alto nivel, aunque al personal de ventas u otros empleados que deben viajar o entretenerse regularmente tambi?n se les pueden asignar tarjetas corporativas. En algunos casos, la compa??a paga las facturas de tarjetas de cr?dito corporativas directamente, mientras que otros pueden requerir que el empleado pague la factura y complete el proceso de reembolso de gastos como lo har?a con cualquier otro gasto.
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