El término administración de oficina se usa con mayor frecuencia en referencia a puestos de apoyo de oficina. Dentro de esta área, hay una variedad de puestos con diferentes niveles de responsabilidad. Mientras que algunos trabajos de administración de oficina brindan apoyo administrativo a ejecutivos, gerentes o departamentos específicos exclusivamente, otros ayudan a la oficina en su conjunto. A medida que crecen tanto la definición de administración como la necesidad de asistencia administrativa, muchos títulos de trabajo se usan indistintamente y varían de un lugar de trabajo a otro.
Los trabajos de administración de oficina en el nivel de entrada generalmente incluyen responsabilidades tales como abrir, clasificar y distribuir correo y archivar, escribir, clasificar e imprimir documentos. Contestar teléfonos, saludar a los visitantes entrantes y procurar refrigerios para reuniones y almuerzos también se pueden incluir en una descripción de trabajo de nivel de entrada. Los trabajos de entrada de datos y de atención al cliente también se incluyen ocasionalmente en este grupo. Los títulos de trabajo pueden incluir recepcionista, recepcionista, asistente administrativo junior o secretario de archivo.
Los trabajos de administración de nivel medio a menudo incluyen responsabilidades tales como responder consultas por correo electrónico y por teléfono en nombre de la organización, organizar reuniones y viajes para el personal, tomar minutos durante las reuniones y pedir suministros de oficina. Dependiendo del tamaño de la organización, algunas oficinas pueden emplear a un profesional administrativo de nivel medio en cada departamento, que luego actúa como coordinador de ese departamento. Estos trabajos pueden tener títulos como asistente administrativo, coordinador administrativo o gerente de oficina.
Los trabajos de administración de oficina senior manejan el más alto nivel de responsabilidad en la administración de oficina y con mayor frecuencia implican trabajar de cerca con ejecutivos u otros miembros de la gerencia superior. En las organizaciones pequeñas, el administrador de la oficina senior puede incluso manejar responsabilidades que de otro modo podrían requerir un departamento completo, como marketing, recursos humanos o contabilidad. Las responsabilidades típicas incluyen la gestión de itinerarios ejecutivos, la creación de manuales y documentos para reuniones, la aprobación de órdenes de suministros de oficina, la asistencia a reuniones en lugar de ejecutivos cuando sea necesario, la creación de informes de gastos ejecutivos y la actuación como “guardián” y, a veces, portavoz de uno o más ejecutivos. Además de trabajar en estrecha colaboración con la gerencia, los profesionales superiores también pueden supervisar al personal administrativo de nivel básico y delegarles tareas. Estos trabajos pueden incluir títulos como asistente ejecutivo, coordinador ejecutivo o asistente administrativo senior.