El t?rmino administraci?n de oficina se usa con mayor frecuencia en referencia a puestos de apoyo de oficina. Dentro de esta ?rea, hay una variedad de puestos con diferentes niveles de responsabilidad. Mientras que algunos trabajos de administraci?n de oficina brindan apoyo administrativo a ejecutivos, gerentes o departamentos espec?ficos exclusivamente, otros ayudan a la oficina en su conjunto. A medida que crecen tanto la definici?n de administraci?n como la necesidad de asistencia administrativa, muchos t?tulos de trabajo se usan indistintamente y var?an de un lugar de trabajo a otro.
Los trabajos de administraci?n de oficina en el nivel de entrada generalmente incluyen responsabilidades tales como abrir, clasificar y distribuir correo y archivar, escribir, clasificar e imprimir documentos. Contestar tel?fonos, saludar a los visitantes entrantes y procurar refrigerios para reuniones y almuerzos tambi?n se pueden incluir en una descripci?n de trabajo de nivel de entrada. Los trabajos de entrada de datos y de atenci?n al cliente tambi?n se incluyen ocasionalmente en este grupo. Los t?tulos de trabajo pueden incluir recepcionista, recepcionista, asistente administrativo junior o secretario de archivo.
Los trabajos de administraci?n de nivel medio a menudo incluyen responsabilidades tales como responder consultas por correo electr?nico y por tel?fono en nombre de la organizaci?n, organizar reuniones y viajes para el personal, tomar minutos durante las reuniones y pedir suministros de oficina. Dependiendo del tama?o de la organizaci?n, algunas oficinas pueden emplear a un profesional administrativo de nivel medio en cada departamento, que luego act?a como coordinador de ese departamento. Estos trabajos pueden tener t?tulos como asistente administrativo, coordinador administrativo o gerente de oficina.
Los trabajos de administraci?n de oficina senior manejan el m?s alto nivel de responsabilidad en la administraci?n de oficina y con mayor frecuencia implican trabajar de cerca con ejecutivos u otros miembros de la gerencia superior. En las organizaciones peque?as, el administrador de la oficina senior puede incluso manejar responsabilidades que de otro modo podr?an requerir un departamento completo, como marketing, recursos humanos o contabilidad. Las responsabilidades t?picas incluyen la gesti?n de itinerarios ejecutivos, la creaci?n de manuales y documentos para reuniones, la aprobaci?n de ?rdenes de suministros de oficina, la asistencia a reuniones en lugar de ejecutivos cuando sea necesario, la creaci?n de informes de gastos ejecutivos y la actuaci?n como «guardi?n» y, a veces, portavoz de uno o m?s ejecutivos. Adem?s de trabajar en estrecha colaboraci?n con la gerencia, los profesionales superiores tambi?n pueden supervisar al personal administrativo de nivel b?sico y delegarles tareas. Estos trabajos pueden incluir t?tulos como asistente ejecutivo, coordinador ejecutivo o asistente administrativo senior.