Los trabajos de coordinador de eventos especiales se encuentran con mayor frecuencia en hoteles, resorts, recintos, estadios y estadios deportivos. Las empresas de producción y decoración de servicio completo, así como los promotores de conciertos, también contratan con frecuencia a personas para desempeñar este papel. Algunos profesionales de eventos planifican funciones corporativas, como ceremonias de premiación, galas o viajes de incentivos. Otros trabajan con personas que desean organizar una aventura social, como una boda o un bar mitzvah. Algunos trabajos de coordinador de eventos especiales incluyen preparativos para eventos públicos y festivales, a los que pueden asistir cientos o miles de invitados.
Las responsabilidades generalmente incluyen la organización de los muchos aspectos de una función particular. En la planificación de festivales o conciertos públicos, por ejemplo, se puede contratar a personas para promover y comercializar estos eventos a gran escala. Otros requisitos pueden incluir la contratación de proveedores externos y entretenimiento. Las personas con trabajos de coordinador de eventos especiales pueden obtener permisos de eventos, organizar un estacionamiento adecuado, coordinar proveedores de alimentos y bebidas y manejar otros detalles logísticos.
Algunos otros tipos de trabajos de coordinador de eventos especiales incluyen la planificación y organización de programas corporativos. Por ejemplo, los viajes aéreos, el transporte terrestre, el alojamiento en hoteles, las reuniones, los restaurantes, los recorridos fuera del sitio, las actividades de creación de equipos y las fiestas temáticas pueden incorporarse a este tipo de ocasiones. El número de personas que asisten puede variar de 20 a más de 2,000. Muchos trabajos de coordinador de eventos especiales orientados al mercado corporativo requieren un nivel diferente de conocimiento y experiencia que aquellos que se centran en celebraciones sociales, como bodas y fiestas de cumpleaños.
Las decisiones de los clientes corporativos sobre sus eventos generalmente están influenciadas por el marketing y la marca del producto, así como las pautas presupuestarias. Una reunión de ventas o incentivos a menudo se orienta a mejorar o mantener la moral alta dentro de la fuerza laboral y aumentar la motivación de los empleados. Sin embargo, cuando los clientes planifican eventos sociales, los objetivos son significativamente diferentes.
Cuando una pareja decide casarse y planificar su boda, las decisiones se basan principalmente en las emociones. La novia y el novio también pueden estar preocupados por lo que sus amigos y familiares pensarán del evento como una experiencia general. Si bien los clientes corporativos generalmente se preocupan menos por los artículos de decoración, como las flores, dichos detalles pueden ser el componente más importante para un cliente social.
Estos factores pueden cambiar el enfoque de un coordinador de eventos para diseñar elementos como encontrar el tono perfecto de rosa para una pieza central, en oposición a las necesidades audiovisuales de una reunión de negocios a gran escala. Por esta razón, los trabajos de coordinador de eventos especiales serán diferentes, según el cliente y el tipo de fiesta o función que se coordine. Sin embargo, independientemente del cliente, las habilidades de comunicación interpersonal, así como las fuertes habilidades organizativas, se encuentran entre las características más importantes para cualquier profesional de planificación de eventos.