La reconciliaci?n del libro mayor es un paso cr?tico para garantizar que las actividades financieras de una organizaci?n se hayan registrado correctamente, de modo que se pueda confiar en el estado financiero de la organizaci?n como un reflejo preciso de su condici?n financiera. La reconciliaci?n en s? se refiere a la comparaci?n de diferentes registros con el fin de garantizar que las cifras sean precisas y est?n de acuerdo y, cuando no lo est?n, ponerlas de acuerdo. Al igual que conciliar la chequera personal, la conciliaci?n del libro mayor implica verificar que todas las transacciones de la organizaci?n durante el per?odo se registraron correctamente. Conciliar un libro mayor, por supuesto, es mucho m?s complejo y frecuentemente computarizado; aun as?, la reconciliaci?n del libro mayor de una gran corporaci?n a veces puede llevar d?as.
El primer paso en el proceso de reconciliaci?n del libro mayor es garantizar que los responsables de la conciliaci?n no participen en la contabilizaci?n de sus cuentas. Tener un sistema de controles y equilibrios es esencial para prevenir el fraude o la malversaci?n de fondos. Asimismo, se debe mantener un registro contempor?neo y permanente de todas las transacciones. Por ejemplo, todos los ingresos deben registrarse r?pidamente y depositarse diariamente en el banco. Las diferencias entre las cantidades depositadas en el banco y los ingresos pueden ser simplemente errores administrativos, pero tambi?n pueden descubrir actividades fraudulentas.
Las sumas de entradas en los libros auxiliares se contabilizan en «cuentas de conciliaci?n» en el libro mayor. Las entradas en los libros auxiliares, como las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar, deben compararse con sus documentos justificativos, y la suma de las entradas en cada libro auxiliar debe compararse con su entrada correspondiente en el libro mayor. Hay una serie de posibles errores diferentes que se pueden cometer al publicar en un libro mayor, y la mayor?a de ellos no implican fraude o malversaci?n de fondos. Por ejemplo, los art?culos pueden contabilizarse con los montos de efectivo adecuados, pero en la cuenta incorrecta, o las cifras en una publicaci?n pueden transponerse. Una reconciliaci?n completa del libro mayor deber?a descubrir estos errores. Cuando se encuentran errores o discrepancias, no deben corregirse, sino registrarse por separado y publicarse como entradas de conciliaci?n.
Una de las conciliaciones m?s importantes del libro mayor es la conciliaci?n de efectivo, que compara las entradas del libro mayor con los registros de dep?sitos bancarios. Aunque los errores descubiertos en esta etapa pueden ser simples errores de c?lculo administrativos, deben tomarse muy en serio; Si no se detectan, pueden dar lugar a una representaci?n err?nea de la posici?n financiera de la compa??a en el estado financiero, que se extrae completamente del libro mayor.
Otro elemento importante de la reconciliaci?n del libro mayor es el balance de prueba, que simplemente compara la suma de todos los d?bitos con la suma de todos los cr?ditos. Si los dos totales no son iguales, las cuentas est?n fuera de balance y, como m?nimo, se debe rastrear el error y realizar una entrada de correcci?n.
Especialmente en una organizaci?n grande, es imprudente esperar la preparaci?n del estado financiero para conciliar el libro mayor. En cambio, la conciliaci?n de las cuentas del libro mayor debe llevarse a cabo de manera continua a medida que se realizan contabilizaciones, y los componentes que comprenden los libros auxiliares deben revisarse y conciliarse con la mayor frecuencia posible. Tambi?n debe tomarse un saldo de prueba con la frecuencia que sea posible, pero en ning?n caso menos de una vez al mes.
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