El per?odo de tiempo en el que es aconsejable conservar los recibos en papel depende de para qu? son y c?mo se utilizar?n. Algunos deben mantenerse para siempre, otros durante siete a?os y otros solo el tiempo suficiente para registrar el gasto. Puede ser ?til guardar sobres para diferentes tipos de recibos para hacer un seguimiento efectivo de ellos y asegurarse de que no se salgan de control en el sistema de archivo.
Si se utilizar? un recibo para hacer un reclamo de impuestos, se debe guardar hasta que se acabe el plazo de prescripci?n sobre temas relacionados con los impuestos. En los Estados Unidos, los contribuyentes tienen tres a?os para hacer una correcci?n de buena fe a sus impuestos, pero el Servicio de Impuestos Internos tiene hasta seis a?os para impugnar las declaraciones del a?o anterior. Es aconsejable guardar los recibos en papel durante siete a?os en estos casos, para que est?n disponibles si es necesario. Esto incluye todas las pruebas de ingresos, compras, gastos e inversiones.
Los recibos en papel de las contribuciones a las cuentas de jubilaci?n deben guardarse para siempre para proporcionar comprobantes de dep?sitos. Del mismo modo, puede ser aconsejable conservar los recibos en papel de los pagos de los pr?stamos para siempre, o hasta que el pr?stamo est? totalmente pagado y el prestamista haya emitido una carta para indicarlo. Para compras como acciones y activos, los compradores deben guardar los recibos hasta que vendan el activo, momento en el cual pueden descartar la documentaci?n. Los talones de cheques de pago y otros pagos deben conservarse durante un a?o para verificar las declaraciones de impuestos formales, y pueden descartarse si los ingresos se declaran correctamente.
Si no se necesitan recibos en papel para proporcionar informaci?n para compras de impuestos o para probar pagos, es una buena idea guardar los recibos para transacciones de cr?dito y tarjetas bancarias durante dos meses. Estos recibos pueden verificarse con los extractos y luego descartarse. Si hay una disputa, el recibo original puede ayudar a aclarar el asunto, ya que proporcionar? informaci?n sobre cu?ndo y d?nde se realiz? una compra, y cu?nto deber?a haber sido. Con los recibos de efectivo, solo es necesario guardarlos el tiempo suficiente para registrar el gasto.
Los empleados y otras personas que usan recibos para reclamar reembolsos por gastos comerciales deben hacer copias de sus recibos y conservar estas copias cuando entreguen los originales. Si hay un error o disputa con el reembolso, los recibos copiados proporcionar?n evidencia importante. Esto tambi?n puede ser ?til si un supervisor se queja de los gastos, ya que el empleado puede mostrar un desglose detallado de los gastos recientes. Los empleados deben conservar esta documentaci?n durante un a?o.
Inteligente de activos.