El control interno es un sistema de reglas y procedimientos que una organizaci?n establece para garantizar la confiabilidad de sus informes financieros, la efectividad y eficiencia de sus operaciones, y su cumplimiento de las reglas, regulaciones y leyes aplicables. Los controles internos son dise?ados e implementados no solo por los directores de la organizaci?n, sino tambi?n por sus l?deres y gerentes. Aunque est?n dise?ados para cumplir una serie de objetivos, los controles internos est?n principalmente orientados hacia las actividades financieras de una organizaci?n. Un sistema de control interno dise?ado adecuadamente en las operaciones de una organizaci?n puede evitar la mala gesti?n y el fraude, que incluyen malversaci?n de fondos, fraude y robo.
Una caracter?stica com?nmente entendida de la mala conducta es que funciona con mayor ?xito bajo un velo de secreto y emdash; Cuantas menos personas lo sepan, mayor ser? la probabilidad de ?xito. Mientras m?s personas sean conscientes, mayor ser? la probabilidad de fracaso o disuasi?n. Por ejemplo, podr?a ser relativamente f?cil para un tenedor de libros escribir cheques fraudulentos si solo se requiere una firma, pero si se requieren dos, hace que el robo sea mucho m?s dif?cil.
Uno de los m?todos m?s simples de control interno, entonces, es la segregaci?n de deberes de las personas involucradas en actividades financieras. La mayor?a de las organizaciones, por ejemplo, requieren dos firmas en los cheques, o en cheques que exceden una cierta cantidad, lo que garantiza que los cheques no puedan ser emitidos por una sola persona a voluntad. Cuando los cheques se imprimen a m?quina o en computadora, los responsables de imprimir el cheque no deben firmarlos (ni aplicar firmas mec?nicas) & emdash; ese trabajo debe asignarse a otra persona. Cuando los cheques se escriben en el pago de la recepci?n de mercanc?as, los sistemas de control interno deben exigir que antes de que se escriba el cheque de pago, la documentaci?n del recibo del env?o coincida con la factura. Esta simple regla asegura que la persona responsable de realizar el pago puede estar razonablemente segura de que los bienes realmente se han recibido en buenas condiciones, incluso si el lugar de recepci?n est? muy alejado de la oficina de finanzas. Si el cheque debe ser firmado por otra persona, ir? acompa?ado de toda la documentaci?n, que ser? revisada antes de que el cheque sea firmado y transmitido al proveedor.
Un componente impopular de muchos sistemas de control interno es la prohibici?n de las relaciones personales, incluido el matrimonio, entre los empleados de los departamentos de servicios financieros y otros departamentos. Si surge una relaci?n personal entre, digamos, alguien en el departamento de cuentas por pagar y alguien en el almac?n, se espera que uno renuncie y encuentre empleo en otro lugar para evitar incluso la apariencia de incorrecci?n.
Las empresas p?blicas, y muchas grandes empresas privadas, tienen controles internos que requieren auditor?as peri?dicas por parte de una empresa de contabilidad externa, as? como departamentos de auditor?a interna encargados de revisar regularmente las transacciones financieras y otras operaciones. Realizadas adecuadamente, estas auditor?as internas y de terceros examinar?n a una empresa a fondo, analizar?n sus procedimientos desde la perspectiva del control interno y explorar?n las transacciones para garantizar que est?n representadas.
Los sistemas de control interno, aunque com?nmente se entienden como de naturaleza financiera, no se limitan a las actividades financieras, sino que se extienden a otras ?reas de las operaciones de una empresa, para ayudar a garantizar que en realidad se lleven a cabo como se esperaba. Los departamentos de «control de calidad» y «garant?a de calidad» son mecanismos de control operativo que funcionan para garantizar que todo, desde el etiquetado hasta los sellos de seguridad y los ingredientes, est?n exactamente como est?n representados. Los mecanismos de control de inventario ayudan a proteger a la compa??a de p?rdidas debido al hurto, y el personal de seguridad no solo mantiene al personal no autorizado fuera de las instalaciones, sino que tambi?n disuade el hurto.
Los procedimientos y pr?cticas de control interno adquirieron mayor importancia en los Estados Unidos en 2002 con la promulgaci?n de la Ley Sarbanes-Oxley, titulada «Ley de Reforma Contable de las Empresas P?blicas y Protecci?n del Inversor». Promulgado en respuesta a una serie de esc?ndalos corporativos y contables, coloc? un grado mucho mayor de responsabilidad en los ejecutivos de las corporaciones p?blicas. Por ejemplo, los ejecutivos de la empresa firman habitualmente los informes anuales de sus empresas; Sarbanes-Oxley los responsabiliza personalmente por sus imprecisiones materiales. Por lo tanto, esos ejecutivos tienen un incentivo adicional para implementar sistemas completos de control interno para garantizar la confiabilidad de sus informes.
Inteligente de activos.