El control interno es un sistema de reglas y procedimientos que una organización establece para garantizar la confiabilidad de sus informes financieros, la efectividad y eficiencia de sus operaciones, y su cumplimiento de las reglas, regulaciones y leyes aplicables. Los controles internos son diseñados e implementados no solo por los directores de la organización, sino también por sus líderes y gerentes. Aunque están diseñados para cumplir una serie de objetivos, los controles internos están principalmente orientados hacia las actividades financieras de una organización. Un sistema de control interno diseñado adecuadamente en las operaciones de una organización puede evitar la mala gestión y el fraude, que incluyen malversación de fondos, fraude y robo.
Una característica comúnmente entendida de la mala conducta es que funciona con mayor éxito bajo un velo de secreto y emdash; Cuantas menos personas lo sepan, mayor será la probabilidad de éxito. Mientras más personas sean conscientes, mayor será la probabilidad de fracaso o disuasión. Por ejemplo, podría ser relativamente fácil para un tenedor de libros escribir cheques fraudulentos si solo se requiere una firma, pero si se requieren dos, hace que el robo sea mucho más difícil.
Uno de los métodos más simples de control interno, entonces, es la segregación de deberes de las personas involucradas en actividades financieras. La mayoría de las organizaciones, por ejemplo, requieren dos firmas en los cheques, o en cheques que exceden una cierta cantidad, lo que garantiza que los cheques no puedan ser emitidos por una sola persona a voluntad. Cuando los cheques se imprimen a máquina o en computadora, los responsables de imprimir el cheque no deben firmarlos (ni aplicar firmas mecánicas) & emdash; ese trabajo debe asignarse a otra persona. Cuando los cheques se escriben en el pago de la recepción de mercancías, los sistemas de control interno deben exigir que antes de que se escriba el cheque de pago, la documentación del recibo del envío coincida con la factura. Esta simple regla asegura que la persona responsable de realizar el pago puede estar razonablemente segura de que los bienes realmente se han recibido en buenas condiciones, incluso si el lugar de recepción está muy alejado de la oficina de finanzas. Si el cheque debe ser firmado por otra persona, irá acompañado de toda la documentación, que será revisada antes de que el cheque sea firmado y transmitido al proveedor.
Un componente impopular de muchos sistemas de control interno es la prohibición de las relaciones personales, incluido el matrimonio, entre los empleados de los departamentos de servicios financieros y otros departamentos. Si surge una relación personal entre, digamos, alguien en el departamento de cuentas por pagar y alguien en el almacén, se espera que uno renuncie y encuentre empleo en otro lugar para evitar incluso la apariencia de incorrección.
Las empresas públicas, y muchas grandes empresas privadas, tienen controles internos que requieren auditorías periódicas por parte de una empresa de contabilidad externa, así como departamentos de auditoría interna encargados de revisar regularmente las transacciones financieras y otras operaciones. Realizadas adecuadamente, estas auditorías internas y de terceros examinarán a una empresa a fondo, analizarán sus procedimientos desde la perspectiva del control interno y explorarán las transacciones para garantizar que estén representadas.
Los sistemas de control interno, aunque comúnmente se entienden como de naturaleza financiera, no se limitan a las actividades financieras, sino que se extienden a otras áreas de las operaciones de una empresa, para ayudar a garantizar que en realidad se lleven a cabo como se esperaba. Los departamentos de “control de calidad” y “garantía de calidad” son mecanismos de control operativo que funcionan para garantizar que todo, desde el etiquetado hasta los sellos de seguridad y los ingredientes, estén exactamente como están representados. Los mecanismos de control de inventario ayudan a proteger a la compañía de pérdidas debido al hurto, y el personal de seguridad no solo mantiene al personal no autorizado fuera de las instalaciones, sino que también disuade el hurto.
Los procedimientos y prácticas de control interno adquirieron mayor importancia en los Estados Unidos en 2002 con la promulgación de la Ley Sarbanes-Oxley, titulada “Ley de Reforma Contable de las Empresas Públicas y Protección del Inversor”. Promulgado en respuesta a una serie de escándalos corporativos y contables, colocó un grado mucho mayor de responsabilidad en los ejecutivos de las corporaciones públicas. Por ejemplo, los ejecutivos de la empresa firman habitualmente los informes anuales de sus empresas; Sarbanes-Oxley los responsabiliza personalmente por sus imprecisiones materiales. Por lo tanto, esos ejecutivos tienen un incentivo adicional para implementar sistemas completos de control interno para garantizar la confiabilidad de sus informes.
Inteligente de activos.