Un aviso de envío es un documento que a veces se emite como cortesía a un vendedor o proveedor. El texto del documento generalmente confirma la entrega de bienes o servicios solicitados por el cliente, afirma que los productos son satisfactorios y señala que el pago del pedido se está preparando y será remitido en una fecha determinada. En algunos casos, el aviso acompaña el pago y una copia de la factura del pedido. Si bien no se considera necesario o requerido en la mayoría de los entornos comerciales, el aviso de remesas sigue siendo un elemento básico de la etiqueta comercial en muchas naciones, con la tecnología que ahora permite enviar versiones electrónicas a los proveedores junto con el método más tradicional de preparación y publicación de un documento impreso .
El formato exacto de un aviso de envío puede ser muy simple o extremadamente complejo. Los ejemplos más simplistas pueden contener información mínima como el número de pedido, la fecha en que se recibió el pedido, el monto adeudado y la fecha en que el pago se enviará al proveedor. Los ejemplos más complejos pueden incluir una lista detallada de cada artículo incluido en el pedido, incluidos los precios unitarios y extendidos para cada uno de esos artículos, un total general, el número de cheque para el pago y la fecha en que se enviará el cheque. En los casos en que el pago se remite electrónicamente, el aviso de envío puede documentar un pago completado recientemente o aconsejar al proveedor que espere recibir el pago electrónico en una fecha determinada.
En el pasado, el propósito del aviso de envío no solo era proporcionar la confirmación de la recepción de un pedido y la notificación de un pago pendiente, sino también como un medio de extender la cortesía a un valioso socio comercial. Si bien no es obligatorio, la emisión de documentos de este tipo facilitó a los dueños de negocios anticipar cuándo se realizarían los pagos, lo que a su vez ayudó a los proveedores en el proceso de programar pagos a sus acreedores. Para los propietarios de negocios que usaban firmas de contabilidad externas para administrar sus cuentas por pagar y por cobrar, no era inusual que el aviso de envío se enviara directamente al negocio mientras el pago se remitía a una dirección de envío separada.
Hoy en día, el aviso de envío cumple el mismo propósito básico y puede servir como una verificación cruzada cuando los pagos electrónicos están programados para la entrega en una fecha determinada. En esta aplicación, un cliente puede programar un pago electrónico para que se deposite en dos o tres días hábiles directamente en la cuenta bancaria del proveedor. Una vez que se programa el pago, el cliente informa al vendedor por correo electrónico que el pago está programado y debe llegar en una fecha determinada. Los detalles a menudo incluyen el número de factura asociado con el pago, el monto del pago y posiblemente un número de transacción que se puede usar para rastrear el pago en caso de que no se registre en el día designado.
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