La difusión de faxes es una función que permite que alguien envíe un documento o documentos a varios destinatarios simultáneamente. Los documentos que deben enviarse a una gran audiencia, como anuncios, comunicados de prensa, boletines u otros tipos de información, a menudo se envían por fax. Algunas empresas envían de forma rutinaria recordatorios de inscripción a conferencias o talleres, facturas y otros materiales mediante esta forma de comunicación. Aunque los anuncios también se pueden enviar a través de este método, EE. UU. Prohíbe los anuncios no solicitados, también conocidos como faxes basura.
Algunas máquinas de fax para empresas tienen funciones de marcación rápida que pueden simular un fax de difusión. Otras empresas utilizan Internet para todas las funciones de envío de faxes y compran un módem con capacidad de transmisión de faxes. Otras empresas contratan a una empresa o compran software para enviar documentos por fax.
Una ventaja de utilizar un servicio para enviar faxes de difusión es que la máquina de fax individual de la empresa no está atada durante la transmisión del fax. Al utilizar un servicio de Internet, una empresa no necesita tener equipos informáticos especiales, tarjetas o servidores de fax, software especial o varias líneas telefónicas. Cuando se utiliza un servicio de difusión de fax, el usuario carga una lista de destinatarios de fax y los números de fax correspondientes, junto con el documento que se va a enviar. Algunos de estos servicios proporcionan corrección automática del código de área. Algunos también ofrecen la posibilidad de excluir números de fax específicos para evitar que se envíen documentos no deseados por fax.
Las ventajas de utilizar Internet para enviar faxes son bastante numerosas, aunque no perfectas para todas las situaciones. Una empresa no necesita una línea telefónica adicional, como lo requiere una máquina de fax tradicional. Con el envío de faxes por Internet, no hay gastos ni reparaciones de papel, tinta o tóner. Algunos encuentran que el envío de faxes por Internet simplifica la administración de faxes. El envío de faxes por Internet también elimina la posibilidad de perder un fax debido a que una máquina de fax está apagada, una señal de ocupado o la falta de papel o tinta.
Con la llegada del fax por difusión, algunas empresas utilizan la función en lugar del correo directo. Una ventaja de enviar faxes es que las piezas de correo directo se pueden perder en el correo regular. También tiene una función de rellamada automática que garantiza la entrega. Otras empresas utilizan esta tecnología para contactar prospectos o nuevos clientes con el fin de vender un producto o servicio.
La máquina de fax es en realidad la abreviatura de máquina de fax. Aunque el concepto de tecnología utilizada por las máquinas de fax se desarrolló a mediados del siglo XIX, la variedad moderna más reconocible y ampliamente utilizada se originó a fines de la década de 19. Originalmente, el envío de faxes se llamaba telecopia. A lo largo de los años, a medida que la tecnología mejoraba, la velocidad y resolución con las que se envían los documentos ha mejorado naturalmente.