El procesamiento de facturas es una serie de procedimientos para manejar las facturas para asegurarse de que se paguen de manera oportuna. Las empresas individuales generalmente tienen sus propios sistemas de procesamiento, que involucran a miembros del personal de contabilidad, as? como a supervisores y otro personal. El software para ayudar con el procesamiento de facturas est? disponible para agilizar el proceso, facilitar la localizaci?n de registros y proporcionar un acceso r?pido a las facturas pendientes actuales.
El proceso comienza con la entrega de una factura por fax, correo electr?nico, correo u otro sistema. Un miembro del personal de contabilidad debe abrir y revisar la factura para decidir c?mo proceder. Puede tener un n?mero de orden de compra, lo que indica que la persona a cargo de esa orden de compra debe verificarlo. Esto puede implicar verificar la factura con los art?culos reales recibidos y verificar que una persona aprob? la compra en primer lugar. Si no hay un n?mero de orden de compra, el contador debe examinar el documento para determinar qu? tipo de producto o servicio se est? discutiendo.
En los sistemas de procesamiento electr?nico de facturas, las personas pueden registrar los datos de la factura, incluidos el proveedor de origen, los detalles, la fecha de vencimiento, etc., creando una entrada de base de datos rastreable. Los supervisores de contabilidad pueden solicitar listas de facturas pendientes ordenadas por fecha de vencimiento y otros par?metros. Una vez que un contador aprueba el pago, los fondos se pueden enviar mediante cheque, transferencia electr?nica de fondos y otros m?todos, utilizando la informaci?n del proveedor en el archivo. Si un proveedor es nuevo, el departamento de contabilidad puede necesitar contactar para recopilar informaci?n si los datos de facturaci?n no est?n completos.
Las empresas registran sus pagos con un cheque o un n?mero de confirmaci?n, dependiendo de c?mo env?en los fondos, para crear un registro que muestre cu?ndo y c?mo hicieron un pago. Una vez que se env?a el dinero, el departamento de contabilidad puede observar que la factura se paga y sacarla de la columna de cuentas por pagar en sus libros de contabilidad. Si surge una disputa sobre los pagos, estos registros est?n disponibles para su revisi?n para averiguar d?nde se extravi? un pago y c?mo abordar el problema.
El n?mero de pasos involucrados en el procesamiento de facturas puede variar, dependiendo de la empresa y los sistemas que utiliza. Las cajas de seguridad est?n integradas para evitar problemas como el doble pago, el pago de compras no autorizadas o la falta de pago de una factura dentro de los t?rminos asignados. En una peque?a empresa, una sola persona puede estar a cargo de estos pagos, mientras que las compa??as m?s grandes pueden tener un departamento completo de cuentas por pagar responsable de manejar todo el procesamiento de facturas, para cada vendedor, desde proveedores de servicios p?blicos hasta subcontratistas que una compa??a usa en proyectos espec?ficos.
Inteligente de activos.