Algunas veces denominado rotación de cuentas por cobrar, “rotación de deudores” es un término utilizado para describir la rapidez con que los clientes pagan por los bienes y servicios adquiridos una vez que se han facturado esos pedidos. Las empresas pueden usar esta información para determinar si los clientes individuales están pagando rutinariamente dentro de los términos o si la cantidad promedio de días que toma recibir un pago excede esa cantidad. El mismo tipo de cálculo se puede aplicar a toda la base de clientes, proporcionando información valiosa sobre la tasa de flujo de efectivo en la empresa a partir de sus ventas generadas. Por lo general, una rotación de deudores que se encuentra en o cerca de los términos de pago extendidos en las facturas se considera saludable, mientras que una rotación que excede esos términos puede considerarse motivo para realizar algunos cambios en la forma en que se manejan las compras de ciertos clientes.
Hay alguna variación en cómo se calcula esta relación, en función de lo que una empresa considera condiciones de pago equitativas. Un ejemplo simple de cómo calcular el índice de rotación de deudores asociado con un cliente individual es considerar a un cliente como un pedido mensual permanente para suministros de oficina. Los términos para los pedidos mensuales son de 30 días a partir de la recepción de la factura. En el transcurso del año, ese cliente entregará o licitará el pago de un total de 12 facturas. Al identificar el número de días después de la facturación que llevó recibir el pago de cada una de esas facturas, sumar los totales y luego dividirlos por 12, es posible determinar la rotación del deudor para ese período anual. Suponiendo que el índice de rotación es inferior a 30 días, esto indicaría una situación de flujo de caja saludable para la empresa.
Calcular la rotación de deudores es una actividad beneficiosa para empresas de todos los tamaños. Hacerlo proporciona una idea de qué tan bien está funcionando el proceso de facturación en términos de obtener facturas precisas de manera oportuna, así como qué tan bien se está registrando los recibos en las cuentas por cobrar. El cálculo también ayuda a asegurar que los términos de pago de la compañía sean bien entendidos por sus clientes, y que esos términos sean factibles dentro de la cultura corporativa que sea aplicable a los tipos de industria a los que presta servicios la compañía.
Las empresas normalmente se comprometen a evaluar la rotación general de los deudores por períodos más cortos, a menudo al menos una vez por trimestre. Este enfoque funciona de la mano con el análisis del envejecimiento de las facturas, ya que ayuda a identificar tendencias como un aumento gradual en la rotación promedio de los deudores. Por ejemplo, si el análisis indica que la rotación promedio del deudor ha progresado de 28 días a 36 días en el transcurso de tres trimestres, esto indica la necesidad de identificar las razones del aumento. Los motivos podrían ser problemas internos con el tiempo de retraso entre la preparación y el envío real de las facturas, o posiblemente algunos clientes que tardan más en pagar que en el pasado. Identificar las razones subyacentes para el cambio en la rotación hace que sea más fácil tomar las medidas adecuadas para proteger el flujo de caja.
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