La contabilidad de doble entrada es un sistema de contabilidad que equilibra todos los débitos del libro mayor con los créditos del libro mayor. El uso más común de la contabilidad de doble entrada se encuentra en el método de contabilidad de acumulación, que registra las transacciones financieras a medida que ocurren durante el período contable. La contabilidad de acumulación crea una imagen más precisa para los estados financieros; básicamente suaviza las variaciones encontradas en las transacciones financieras al permitir que los contadores acumulen ingresos y gastos futuros para equilibrar los ingresos o gastos actuales coincidentes.
Luca Pacioli inventó el sistema de contabilidad de doble entrada para los comerciantes venecianos durante el Renacimiento italiano. Su sistema utilizaba entradas de cierre de año y un balance de prueba para demostrar que su libro mayor estaba equilibrado, que es un sistema que todavía se usa en las oficinas de contabilidad actuales. Pacioli también escribió numerosos documentos sobre información financiera esencial y transacciones encontradas en operaciones comerciales comunes.
El sistema de contabilidad de doble entrada de Pacioli es la base de la ecuación contable de hoy: Activos = Pasivos + Capital del propietario. Esta fórmula equilibra las cuentas del libro mayor, el saldo de prueba y los estados financieros. Los beneficios de la contabilidad de doble entrada incluyen el cálculo exacto de las ganancias y pérdidas en el estado de resultados y la capacidad de incluir activos y pasivos en el balance general. Este sistema también permite que los contadores detecten errores fácilmente, ya que las cuentas fuera de balance en el libro mayor se reflejarán rápidamente en los estados financieros.
Las transacciones financieras se registran en dos cuentas separadas en el sistema de contabilidad de doble entrada. Cada entrada del diario incluye un débito y un crédito que equilibran cada entrada a medida que se contabilizan, manteniendo el libro mayor equilibrado durante todo el período contable. Este sistema de contabilidad también se basa en las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, que representan las ventas y cobros realizados al extender el crédito de proveedores y clientes.
Si bien la contabilidad de doble entrada mantiene todos los débitos y créditos equilibrados en el libro mayor, es posible que no presente una representación precisa del flujo de caja de una empresa. Si se usa junto con el método de contabilidad de acumulación, la contabilidad de doble entrada distorsiona la cuenta de efectivo disponible de la compañía en la cuenta del libro mayor. Esto ocurre porque las transacciones se registran a medida que ocurren en lugar de cuando el efectivo cambia de manos: los libros pueden reflejar el efectivo acumulado que la compañía aún no tiene o los gastos acumulados que la compañía aún no ha pagado.
Para rectificar una imagen distorsionada del flujo de efectivo, las compañías deben preparar un estado de flujos de efectivo, que tome ciertas partidas contables y revierta su efecto en la cuenta de efectivo. Luego, esta declaración proporciona a la compañía una imagen más clara de sus flujos de efectivo actuales positivos o negativos. El estado de flujo de efectivo se ha convertido en una información importante para los inversores dispuestos a invertir su efectivo en el negocio. Los inversores pueden estar menos dispuestos a invertir en compañías con un flujo de caja negativo constante porque las compañías necesitarán financiamiento externo para continuar sus operaciones.
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