La copia de seguridad externa es lo que parece: tiene un conjunto de copia de seguridad de datos que no se encuentra cerca de su lugar principal de trabajo. Algunos o todos los datos que fluyen de una computadora a otra todos los días también se almacenan en un servidor que está físicamente lejos de su oficina. De esa manera, en caso de una catástrofe, no perderá todos los datos importantes.
Usted controla la frecuencia con la que se transmiten sus datos a la copia de seguridad externa. La mayoría de las empresas realizan una copia de seguridad total de sus datos todos los días o todas las semanas, según la cantidad de datos que utilicen diaria o semanalmente. Algunas empresas, en particular las grandes instituciones financieras, pueden realizar varios viajes virtuales o físicos a la copia de seguridad todos los días.
La copia de seguridad externa puede adoptar varias formas. Uno de los más comunes es una instalación de almacenamiento de datos. Puede ser tan grande como lo necesite para almacenar todos los datos de los que desea hacer una copia de seguridad. Es posible que no desee realizar una copia de seguridad de todos sus datos todo el tiempo.
Las instalaciones de almacenamiento de datos suelen contener dispositivos de almacenamiento de datos. Estos pueden ser tan simples como cintas magnéticas, CD o DVD, o tan complicados como mainframes llenos de datos. Los datos que se almacenan en dispositivos de almacenamiento portátiles, como cintas o discos, generalmente se transmiten manualmente y se llevan a la copia de seguridad externa. Los datos almacenados en mainframes también pueden transmitirse de esta manera, pero es más probable que se envíen electrónicamente, ya sea a través de la red de su empresa o mediante una conexión segura a Internet.
Hay software disponible para facilitar el proceso de copia de seguridad externa. Este software suele ser personalizable, por lo que puede satisfacer las necesidades específicas de su empresa. Por lo general, las aplicaciones de software también se pueden configurar para que realicen la copia de seguridad de los datos automáticamente, a intervalos regulares que usted establezca, de modo que el proceso de copia de seguridad tome tan poco tiempo como usted desee.
La copia de seguridad externa no solo la utilizan las empresas. Las personas también usan la copia de seguridad fuera del sitio. Los datos que desee proteger de su casa o familia se pueden transmitir a una instalación de respaldo utilizando los mismos tipos de métodos descritos anteriormente. La idea aquí también es asegurarse de tener más de una copia de sus datos más confidenciales.