Tambi?n conocida como DEMAT, la desmaterializaci?n es un proceso que se aleja del uso de documentaci?n f?sica para mantener registros financieros. En cambio, la desmaterializaci?n utiliza herramientas electr?nicas de mantenimiento de registros para realizar un seguimiento de todo tipo de transacciones financieras. La gama de documentos que se pueden administrar de manera efectiva con aplicaciones de software incluye casi todo, desde registros contables b?sicos hasta certificados de acciones.
Una de las principales ventajas de este enfoque para la contabilidad electr?nica es que ya no existe la necesidad de almacenar f?sicamente copias de los balances y otros documentos contables. Gracias a la tecnolog?a de escaneo, incluso es posible hacer copias electr?nicas de los documentos de soporte que proporcionan referencias para las partidas en los registros contables electr?nicos. Todo se puede alojar con facilidad en un disco duro o servidor. Para evitar p?rdidas o da?os, los archivos de respaldo se pueden crear y almacenar f?cilmente fuera del sitio.
Junto con los registros contables b?sicos, la desmaterializaci?n tambi?n permite eliminar la necesidad de certificados de existencias f?sicas. Las copias electr?nicas de las existencias se pueden archivar para una f?cil recuperaci?n. En el caso de que el accionista necesite copias de las existencias r?pidamente, se puede acceder a ellas y transmitirlas por m?todos electr?nicos, como el correo electr?nico o una transmisi?n FTP protegida.
La desmaterializaci?n tambi?n hace posible que las personas autorizadas trabajen con los mismos documentos al mismo tiempo. Con los m?todos de contabilidad f?sica, a menudo es dif?cil para dos personas trabajar en los libros al mismo tiempo. Cuando el proceso de contabilidad es totalmente electr?nico, varias personas pueden realizar diferentes funciones al mismo tiempo. Es posible que un equipo cree nuevas facturas, contabilice los pagos recibidos de facturas pasadas y prepare una amplia gama de informes, todo al mismo tiempo.
No hay duda de que el proceso de desmaterializaci?n puede beneficiar a los usuarios de varias maneras. El mantenimiento de registros requiere mucho menos espacio, se puede acceder con facilidad desde ubicaciones remotas y permite que varios usuarios accedan a los libros de contabilidad simult?neamente. Actualmente, existen paquetes de software de registro contable y financiero gratuitos y de pago que pueden ayudar a cualquier empresa u organizaci?n a lograr un estado completo de desmaterializaci?n con facilidad. En el caso del software de contabilidad, tambi?n hay productos en l?nea que permiten a un individuo o una empresa establecer un conjunto de libros virtuales. Cargados de forma segura en los servidores del producto, las personas autorizadas pueden acceder y trabajar con los registros desde cualquier ubicaci?n con una conexi?n a Internet activa.
Inteligente de activos.