Al guardar información para una organización, la principal compensación se produce entre el costo de almacenamiento y la cantidad y tipo de información almacenada. La eficiencia del almacenamiento es obtener el mayor almacenamiento posible por el menor costo posible. Una organización que es eficiente en el almacenamiento puede almacenar más datos en sus unidades sin afectar el rendimiento o el costo del sistema de red total. En general, aumentar la eficiencia del almacenamiento reducirá los gastos dentro de la organización, lo que permitirá a la empresa maximizar de manera más efectiva el potencial de su hardware.
La eficiencia del almacenamiento se determina mediante una ecuación bastante simple. Para calcular la eficiencia de almacenamiento de una organización, una persona simplemente debe sumar la capacidad efectiva del hardware de la organización más la capacidad libre disponible del hardware. El resultado se divide por la capacidad bruta declarada del hardware para alcanzar el porcentaje de eficiencia de almacenamiento, proporcionado en formato decimal. La mayoría de las organizaciones se encuentran dentro del rango del 40 al 70 por ciento.
Para comprender cómo se puede comprometer la eficiencia del almacenamiento a través de técnicas de almacenamiento organizacional de alto nivel, se puede considerar una matriz redundante de un sistema de almacenamiento de discos económicos (RAID). Muchas empresas utilizan la duplicación, que es una técnica de almacenamiento RAID en la que la información se escribe en dos o más discos duros al mismo tiempo, lo que proporciona una copia de seguridad en tiempo real de todos los datos de la empresa. Esto reduce a la mitad la capacidad de almacenamiento de los discos duros que se utilizan, ya que dos discos duros de 160 gigabytes (GB), que normalmente proporcionarían 320 GB de almacenamiento sin procesar, solo proporcionan la mitad de eso en un sistema RAID, ya que ambos discos funcionan de manera efectiva como un solo volumen «reflejado». En términos de la ecuación de la eficiencia del almacenamiento, un volumen RAID con unidades duplicadas solo proporcionaría un 50 por ciento de eficiencia; el potencial de almacenamiento reflejado real de 160 GB dividido por el máximo de almacenamiento teórico de 320 GB para las unidades independientes.
Existen técnicas para aumentar la eficiencia del almacenamiento dentro de un sistema, reduciendo el costo de almacenar datos en una unidad. Una de esas técnicas es la tecnología de instantáneas, que, en lugar de guardar varias copias de un archivo modificado, solo guarda los valores modificados reales entre un archivo. Entonces, mientras que un sistema de respaldo «normal» guardaría dos versiones completas de un archivo de base de datos alterado, la antigua y la nueva, una instantánea solo guardaría una instancia, seguida de un archivo más pequeño que denota los cambios realizados en el archivo.