La facturaci?n automatizada es una acci?n en la que la facturaci?n de bienes y servicios se realiza sin la necesidad de preparar la factura a mano. Muchos sistemas de facturaci?n de este tipo brindan la capacidad de generar y enviar copias electr?nicas de las facturas a los clientes. El uso de este tipo de software de facturaci?n permite gestionar el proceso de facturaci?n con mayor eficiencia, ahorrando a la empresa tiempo y dinero.
Hay varias caracter?sticas comunes al software de facturaci?n automatizada. En la mayor?a de los casos, el software est? dise?ado para permitir la creaci?n de perfiles de clientes que contienen todos los datos necesarios para preparar con precisi?n la factura. Estos datos incluir?n el nombre del cliente, la direcci?n de facturaci?n, el contacto de facturaci?n y una direcci?n de correo electr?nico si la factura se enviar? electr?nicamente. En la mayor?a de los casos, el programa de facturaci?n automatizada recopilar? datos de otras fuentes que tienen que ver con el uso del cliente, o permitir? la entrada manual de pedidos una vez que se hayan completado. Los procesos dentro del sistema de facturaci?n aplican las tarifas adecuadas para cada pedido y crean una factura.
Dependiendo de c?mo est? configurado el sistema de facturaci?n automatizado, la factura puede imprimirse, junto con un sobre complementario, inmediatamente despu?s de la generaci?n de la factura. Sin embargo, es posible configurar el software para que las facturas se impriman autom?ticamente a una hora espec?fica del d?a. Incluso hay algunos ejemplos de software que incitar?n a la maquinaria a doblar la factura, insertarla en un sobre previamente dirigido y sellar el sobre. Cuando se utiliza el correo electr?nico como medio de entrega, el sistema puede acelerar la entrega inmediatamente despu?s de generar la factura, o administrar el proceso de correo electr?nico a una hora espec?fica del d?a, un enfoque que permite a los propietarios de empresas encuestar las facturas antes de enviarlas.
Los sistemas de facturaci?n electr?nica de este tipo a veces incluyen la capacidad de recibir y aplicar pagos a facturas pendientes. Por ejemplo, las facturas por correo electr?nico pueden contener un enlace incrustado que permite al cliente procesar el pago inmediatamente despu?s de recibir y revisar la factura. En lugar de requerir que una persona reciba el pago y lo ingrese manualmente en la base de datos de Cuentas por cobrar, el software reconoce el pago, lo aplica al n?mero de factura apropiado y deduce esa cantidad del saldo de la cuenta del cliente.
La facturaci?n automatizada funciona muy bien en situaciones en las que un cliente tiene un pedido fijo, o hay un pago recurrente que debe solicitarse de forma semanal o mensual. Con esta aplicaci?n, el sistema se puede configurar para generar autom?ticamente facturas permanentes o recurrentes a los clientes apropiados, eliminando as? la necesidad de que uno o m?s empleados pasen horas en esta tarea repetitiva. El resultado final es que el personal puede ser utilizado para diferentes funciones, lo que permite que la jornada laboral sea m?s productiva y, por lo tanto, rentable.
El uso de la facturaci?n automatizada es com?n hoy en d?a con empresas de todos los tama?os. Los tipos de negocios que van desde las telecomunicaciones hasta las tiendas minoristas en l?nea se benefician del uso de este tipo de software. Al ahorrar tiempo y recursos a la empresa, las empresas pueden mantener los gastos m?s bajos y, por lo tanto, seguir siendo m?s competitivos.
Inteligente de activos.