La facturación automatizada es una acción en la que la facturación de bienes y servicios se realiza sin la necesidad de preparar la factura a mano. Muchos sistemas de facturación de este tipo brindan la capacidad de generar y enviar copias electrónicas de las facturas a los clientes. El uso de este tipo de software de facturación permite gestionar el proceso de facturación con mayor eficiencia, ahorrando a la empresa tiempo y dinero.
Hay varias características comunes al software de facturación automatizada. En la mayoría de los casos, el software está diseñado para permitir la creación de perfiles de clientes que contienen todos los datos necesarios para preparar con precisión la factura. Estos datos incluirán el nombre del cliente, la dirección de facturación, el contacto de facturación y una dirección de correo electrónico si la factura se enviará electrónicamente. En la mayoría de los casos, el programa de facturación automatizada recopilará datos de otras fuentes que tienen que ver con el uso del cliente, o permitirá la entrada manual de pedidos una vez que se hayan completado. Los procesos dentro del sistema de facturación aplican las tarifas adecuadas para cada pedido y crean una factura.
Dependiendo de cómo esté configurado el sistema de facturación automatizado, la factura puede imprimirse, junto con un sobre complementario, inmediatamente después de la generación de la factura. Sin embargo, es posible configurar el software para que las facturas se impriman automáticamente a una hora específica del día. Incluso hay algunos ejemplos de software que incitarán a la maquinaria a doblar la factura, insertarla en un sobre previamente dirigido y sellar el sobre. Cuando se utiliza el correo electrónico como medio de entrega, el sistema puede acelerar la entrega inmediatamente después de generar la factura, o administrar el proceso de correo electrónico a una hora específica del día, un enfoque que permite a los propietarios de empresas encuestar las facturas antes de enviarlas.
Los sistemas de facturación electrónica de este tipo a veces incluyen la capacidad de recibir y aplicar pagos a facturas pendientes. Por ejemplo, las facturas por correo electrónico pueden contener un enlace incrustado que permite al cliente procesar el pago inmediatamente después de recibir y revisar la factura. En lugar de requerir que una persona reciba el pago y lo ingrese manualmente en la base de datos de Cuentas por cobrar, el software reconoce el pago, lo aplica al número de factura apropiado y deduce esa cantidad del saldo de la cuenta del cliente.
La facturación automatizada funciona muy bien en situaciones en las que un cliente tiene un pedido fijo, o hay un pago recurrente que debe solicitarse de forma semanal o mensual. Con esta aplicación, el sistema se puede configurar para generar automáticamente facturas permanentes o recurrentes a los clientes apropiados, eliminando así la necesidad de que uno o más empleados pasen horas en esta tarea repetitiva. El resultado final es que el personal puede ser utilizado para diferentes funciones, lo que permite que la jornada laboral sea más productiva y, por lo tanto, rentable.
El uso de la facturación automatizada es común hoy en día con empresas de todos los tamaños. Los tipos de negocios que van desde las telecomunicaciones hasta las tiendas minoristas en línea se benefician del uso de este tipo de software. Al ahorrar tiempo y recursos a la empresa, las empresas pueden mantener los gastos más bajos y, por lo tanto, seguir siendo más competitivos.
Inteligente de activos.