La gesti?n de registros (RM) es un proceso para manejar registros desde el momento en que se crean hasta el punto en que deben eliminarse. Las personas que practican la administraci?n de registros generalmente tienen t?tulos universitarios y capacitaci?n especializada en este campo, incluida la capacitaci?n para tipos espec?ficos de industrias y negocios. Para las instituciones grandes, la gesti?n de registros puede ser un trabajo de tiempo completo para un gran personal, mientras que las organizaciones m?s peque?as pueden confiar en una secretaria o un asistente de oficina para manejar sus registros.
Un sistema de administraci?n de registros bien implementado comienza en el punto de creaci?n, con un sistema estandarizado para la creaci?n de registros que est? dise?ado para hacer que los registros sean ?tiles, consistentes y de f?cil acceso. Estas normas se aplican a todo, desde c?mo se formatea el registro hasta c?mo se presenta la informaci?n en su interior. Una vez creado, un registro ingresa en un sistema de administraci?n de registros donde se registra, supervisa y mantiene.
Cuando alguien necesita acceder a un registro, el sistema permite localizar el registro. Las entradas de indexaci?n se pueden usar para confirmar que un registro est? completo y para tomar notas sobre c?mo y cu?ndo se us? el registro. El sistema tambi?n se puede utilizar para evaluar las tarifas para acceder a los registros, una pr?ctica com?n cuando las personas quieren copias de sus registros. Al final de la vida ?til del registro, puede eliminarse mediante archivado, destrucci?n u otros medios.
Los registros bajo administraci?n pueden incluir registros digitales o f?sicos y, a veces, una combinaci?n de ambos. A medida que m?s compa??as han hecho la transici?n a un formato de oficina sin papel, parte de ese proceso ha incluido la digitalizaci?n de registros f?sicos y el establecimiento de bases de datos que brindan al sistema de gesti?n de registros de la oficina un espacio para crecer.
Un aspecto cr?tico de la gesti?n de registros es el cumplimiento de las normas generalmente aceptadas para la industria, as? como la ley. Los registros m?dicos y legales, por ejemplo, deben controlarse por razones de privacidad, mientras que los registros contables deben cumplir con los est?ndares de contabilidad. Las personas que trabajan y manejan registros reciben capacitaci?n en pr?cticas de archivo, seguridad y organizaci?n de registros para que puedan trabajar de manera efectiva y eficiente.
Las personas con t?tulos avanzados en campos relacionados con la gesti?n de registros tienen numerosas oportunidades de empleo disponibles. Estos incluyen la administraci?n de archivos y registros extensos, trabajar con organizaciones que desarrollan est?ndares y pr?cticas para los poseedores de registros y ayudar con el dise?o del software utilizado en la administraci?n de registros. Los profesionales que carecen de t?tulos avanzados pueden tener oportunidades de empleo m?s limitadas, incluso con una amplia experiencia, dependiendo de los tipos de registros que quieran manejar.