La mayoría de las empresas deben administrar datos sobre clientes, productos y ventas. Estos datos se mantienen en bases de datos u hojas de cálculo. La gobernanza de datos es el proceso formal de gestión de activos de datos para una empresa. Este sistema de gobierno es responsable de gestionar el acceso y los cambios de los datos de la empresa.
Una junta de gobierno de datos generalmente es responsable de administrar el acceso a los datos de una empresa. Este proceso de seguridad garantiza que los datos solo estén disponibles para las personas que los necesiten. Con este proceso, es menos probable que los datos se pierdan o se utilicen incorrectamente de forma inadvertida. Esto ayuda a una empresa a mantener la privacidad de la información patentada, que es fundamental para obtener una ventaja competitiva.
Muchas grandes empresas luchan con la forma de crear un sistema de gobierno de datos. Esto se debe a que cada unidad de negocio dentro de la empresa tiene necesidades y requisitos específicos. El mejor método para establecer una junta de gobierno formal es asignar a la junta expertos en la materia (PYME) de cada unidad de negocio. Cada PYME es responsable de garantizar que su unidad de negocio esté representada.
Los miembros de la junta de gobierno de datos son responsables de determinar cómo se implementarán los nuevos procesos comerciales. Estos procesos generalmente incluyen la creación de nuevos elementos de datos, bases de datos y controles de acceso. Cuando una empresa necesita un nuevo proceso empresarial, propondrá estos cambios al grupo de gobierno. Este grupo revisará la propuesta y determinará el mejor método para implementar los cambios sin afectar los sistemas existentes.
Las políticas de retención de datos son otro aspecto del gobierno de datos. Esta es la política corporativa formal sobre la retención y eliminación de datos. La mayoría de las juntas de gobierno de datos incluyen representantes de PYMES de departamentos legales y de privacidad para ayudar con estas decisiones de políticas formales. Estas personas ayudarán a determinar durante cuánto tiempo una empresa debe conservar los registros.
La mayoría de las juntas de gobierno crean los procedimientos sobre cómo se deben recopilar los datos. Por lo general, esto ayuda a una empresa a mejorar la calidad general de los datos. Al garantizar que se sigan los estándares en toda la organización, es más probable que las empresas cuenten con conjuntos de datos de calidad que brinden información valiosa a los clientes y las oportunidades comerciales.
Es importante incluir todos los aspectos de los datos dentro de las prácticas de gobierno de datos. Esto debe incluir elementos de datos estructurados y no estructurados. La mayoría de las empresas dedicarán una cantidad significativa de tiempo a las primeras fases de la gobernanza creando taxonomías de metadatos. Este es un proceso detallado que define elementos de datos específicos por unidades de negocio de una empresa. Esta información se puede utilizar posteriormente para determinar las necesidades de datos futuras.