La transformación digital es un proceso mediante el cual una empresa, agencia u otro grupo organizado de personas cambia la forma en que realiza tareas comunes basándose en la comprensión de las nuevas tecnologías digitales. Hay varias formas diferentes en las que esta transformación puede tener lugar, aunque normalmente se refiere a un cambio completo y significativo, más que a un ajuste en el enfoque o la comprensión. Esto suele ocurrir después de que el grupo llega a comprender y reconocer la importancia de la información digital y la digitalización. La transformación digital ocurrió para muchas empresas y organizaciones a principios del siglo XXI, cuando Internet y las computadoras se convirtieron en aspectos establecidos de las operaciones diarias.
Para muchas empresas nuevas, la transformación digital puede no ser una consideración, ya que cada vez más empresas se establecen con un conocimiento de la información digital. Sin embargo, las empresas y agencias más antiguas a menudo tienen que pasar por un período de transformación digital para «mantenerse al día» con las nuevas organizaciones. Esto a menudo ocurre como un proceso a largo plazo, más que como un simple cambio de enfoque, y muchas empresas contratan a alguien, como un director de información (CIO), para ayudar a facilitar el proceso.
El primer paso hacia la transformación digital suele ser la competencia digital. Esto ocurre cuando quienes dirigen una empresa reconocen la importancia de la información digital y cómo la digitalización puede agilizar varios procesos comerciales. Es posible que aún no comprendan cómo se puede organizar y acceder mejor a la información digital, pero hay conciencia de su importancia.
Por lo general, esto se traslada a la alfabetización digital, que es una comprensión de cómo se puede utilizar y procesar la información digital. Una empresa o grupo que ha llegado a esta etapa puede tener un sitio web y gran parte de su mantenimiento de registros se puede realizar utilizando información y procesos digitales. Por lo general, esto sigue siendo un intento de continuar con las prácticas anteriores que utilizan la tecnología digital, que a menudo tiene fallas y precede a la transformación digital completa.
La transformación digital real ocurre cuando una empresa llega a comprender que la tecnología y la información digital se pueden utilizar de formas muy diferentes a las prácticas anteriores. Esto a menudo significa que una empresa o agencia debe cambiar las prácticas anteriores y comenzar a hacer negocios y organizar la información de nuevas formas para aprovechar la digitalización. A menudo, se establecen nuevas empresas utilizando este tipo de comprensión, por lo que las empresas u organizaciones más antiguas deben adaptarse y cambiar para mantenerse al día con las nuevas tecnologías. Sin embargo, una vez que se produce la transformación digital, es probable que una empresa pueda utilizar mejor la nueva tecnología y los servicios digitales para llegar a los clientes, organizar los datos de la empresa y permitir un mayor flujo de trabajo y rendimiento entre los departamentos de la empresa.