Un archivador abierto proporciona espacio de almacenamiento abierto y de fácil acceso para archivos. Estas carpetas se pueden guardar en horizontal o en vertical, dependiendo de su tamaño y naturaleza. Estas soluciones de archivo pueden ser útiles para entornos en los que las personas necesitan un acceso rápido a la información o manejar archivos con contenido inusual y de gran tamaño. Se pueden organizar de varias formas y muchas empresas fabrican unidades modulares que se pueden apilar o unir para facilitar la expansión.
En este diseño, los archivos se exponen abiertamente. Esto puede ser un problema de seguridad en algunos entornos. Los consultorios médicos, por ejemplo, a menudo usan un archivador abierto para almacenar los registros de los pacientes, ya que esto los hace fáciles de extraer. Para reducir el riesgo de comprometer la información almacenada en el interior, los archivos pueden estar en un área de oficina cerrada donde el público no pueda ir. La codificación se puede usar en los lados de los archivos para dificultar que los pacientes lean información confidencial si pueden ver los archivos desde la sala de espera u otra área.
Muchos archivadores abiertos acomodan archivos almacenados verticalmente, con pestañas al final que contienen información sobre su contenido. Algunos tienen puertas o paneles deslizantes que se colocan sobre los archivos cuando el gabinete no está en uso para proteger los archivos, mientras que otros pueden permanecer abiertos en todo momento. El personal de la oficina puede organizar los archivos de diversas formas y puede etiquetar el archivador abierto con información que les ayude a localizar archivos específicos. Los soportes deslizantes pueden acomodar tarjetas con información sobre diferentes secciones, por ejemplo, y el personal de la oficina puede mover los controles deslizantes a medida que la colección de archivos cambia con el tiempo.
Otros están destinados al almacenamiento de archivos planos. Esto puede resultar útil en instalaciones como impresoras, donde los archivos pueden incluir planchas grandes y negativos utilizados en la producción de trabajos de impresión. Un archivador cerrado tradicional puede no acomodar artículos grandes. El archivador abierto permite al personal almacenar esta información en un área accesible donde puede estar plana para minimizar los daños. En caso de que necesiten reimprimir un trabajo, pueden extraer rápidamente las planchas y los negativos correspondientes.
Este enfoque de archivo también se puede utilizar para el almacenamiento temporal de archivos. Un archivador abierto en un carro rodante, por ejemplo, puede acomodar archivos cuando se extraen como referencia. El personal puede mover el carrito a través de una instalación para tomar los archivos que necesitan y devolver los archivos a través del mismo carrito.