Un archivador electrónico puede ser una referencia metafórica a un sistema de almacenamiento de documentos y otra información en un medio electrónico como el disco duro de una computadora, o puede referirse a una pieza de software real que ayuda a crear y mantener registros electrónicos. Muchas veces, se hace referencia a un archivador electrónico como una forma de almacenar digitalmente documentos físicos para aumentar la eficiencia de la búsqueda de documentos o para minimizar el espacio necesario para los registros físicos. El uso de un sistema de archivo electrónico puede permitir que varios usuarios accedan a la información simultáneamente sin apiñarse frente a un archivador físico y también puede hacer que la información que contiene esté disponible de forma remota a través de conexiones de red.
No existe una definición única de lo que es realmente un archivador electrónico; en cambio, el término se refiere generalmente al uso de almacenamiento electrónico de una manera que se asemeja a un archivador físico. En un nivel muy básico, un solo directorio en el disco duro de una computadora que contiene algunos documentos u otros archivos es técnicamente un archivador electrónico, porque los archivos están separados, indexados y, a veces, se pueden buscar a través de las características del sistema operativo. Un sistema de archivo electrónico muy avanzado podría emplear un sistema de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS), esencialmente permitiendo a los usuarios categorizar cada pieza de información dentro de un marco que luego puede buscar o recuperar la información de una manera específica.
Hay muchas opciones disponibles cuando se utiliza un archivador electrónico que un armario físico no puede proporcionar. Todo el archivador, dependiendo de su tamaño, se puede copiar en un dispositivo digital o en un disco compacto (CD), lo que permite realizar copias de seguridad, transferir o transportar fácilmente. También puede estar disponible a través de una red para que múltiples usuarios puedan acceder a él independientemente de su ubicación. La información dentro del sistema de archivo electrónico puede protegerse con contraseña o encriptarse para mayor seguridad. En algunos casos, los documentos dentro de un sistema electrónico se pueden buscar fácilmente para ciertas palabras clave, lo que hace que cierta información sea más fácil de localizar de lo que sería con un gabinete físico.
Algunas aplicaciones que intentan proporcionar un sistema de gestión completo para la información y los documentos pueden denominarse software de archivador electrónico. Estos a menudo incluyen características y opciones similares a las de una base de datos para el acceso a la red o la generación de informes. En algunos casos, una aplicación puede indexar conjuntos completos de documentos para que se puedan leer fácilmente a través de una interfaz gráfica de usuario (GUI).
Ocasionalmente, pueden surgir algunos problemas relacionados con el uso de un archivador electrónico. Una es que, si la información se recupera de fuentes en línea, es posible que haya problemas de derechos de autor relacionados con el almacenamiento de los documentos sin el permiso de los autores. Otro problema, especialmente en los campos que tienen leyes de privacidad estrictas, es que un sistema de archivador electrónico básico podría no proporcionar todos los puntos de seguridad y privacidad que son obligatorios, lo que significa que un tipo de sistema de registros electrónicos más intensivo y específico de la industria podría necesitar ser utilizado para datos sensibles.