Cuando se trata de administrar la información de atención médica, los médicos y los técnicos de laboratorio utilizan una variedad de métodos para registrar la atención del paciente y las notas de laboratorio para su posterior referencia en los archivos médicos. Uno de estos métodos es el uso de un teléfono C, que es un dispositivo de grabación digital al que se accede de forma remota por teléfono para grabar palabras habladas. Esta es una manera eficaz de que los médicos y otros profesionales de la salud puedan registrar información de forma segura para que los transcriptores puedan acceder a ella y transferirla a copias impresas mediante equipos de dictado y transcripción.
El C-phone recibe su nombre de la forma en que las notas grabadas se transmiten desde el teléfono a un dispositivo de grabación digital. Un acoplador, que es un cable especial que conecta un sistema telefónico con un sistema de grabación digital, es de donde proviene la “C” en C-phone. El acoplador también permite que el médico o el técnico de laboratorio registren notas mediante un sistema de dictado centralizado en un hospital o laboratorio o en una red telefónica segura subcontratada gestionada por un servicio de transcripción.
El funcionamiento de un teléfono C es bastante sencillo. Un médico o un profesional de laboratorio marca un número especial que lo conecta al servicio de dictado. Una vez que la línea telefónica acepta la llamada, generalmente a través de un código especial introducido en el teclado del teléfono, el acoplador conecta la línea telefónica al dispositivo de dictado digital y se pueden ingresar las notas médicas habladas. Durante la llamada, la persona que llama tiene la capacidad de hacer una copia de seguridad, revisar y eliminar secciones de las notas almacenadas digitalmente. Al finalizar la llamada, la persona que llama simplemente presiona un código para finalizar la sesión de grabación o cuelga para desconectarse.
Actualmente, los teléfonos C se administran mediante un sistema computarizado que puede manejar múltiples líneas telefónicas que ingresan simultáneamente. Si bien a las personas que llaman se les puede asignar un número especial para llamar o un código que es exclusivo de su cuenta, otros permiten que ingresen hasta diez líneas en una computadora que almacena notas de casos de pacientes en archivos digitales individuales. Estos archivos se almacenan de forma segura en un único servidor al que solo puede acceder el personal autorizado, como otro personal médico o transcriptores.
Con el auge de la tecnología de telefonía móvil, la gestión remota de registros a través de teléfonos C se está convirtiendo en el método preferido para registrar registros por muchos profesionales en una amplia gama de industrias. A los médicos les gusta usar este sistema debido a su conveniencia y manera eficiente de registrar la atención del paciente. Además, otros profesionales como abogados, agentes del orden y administradores comerciales generales pueden utilizar algún tipo de tecnología de teléfono C al grabar reuniones, audiencias judiciales y notas de casos para su posterior procesamiento por transcriptores expertos.