Los dispositivos C-phone se encuentran principalmente en el campo médico, pero también se ven en las agencias de aplicación de la ley y en firmas legales. Estos son teléfonos especiales que no hacen llamadas regulares pero permiten que la persona que llama dicte y grabe notas. En el otro extremo de la línea telefónica, el transcriptor escucha la nota, como una nota sobre el tratamiento o la programación de un paciente, y la escribe. El transcriptor tendrá que tomar notas, por lo que es importante que el C-phone sea cómodo de usar. Ambos lados que usan el teléfono C deben marcar el mismo número una y otra vez, por lo que la marcación rápida es útil, al igual que las funciones de reproducción; el hecho de que el teléfono funcione como un teléfono normal aumenta su utilidad.
Los transcriptores, cuando verifican el registro de un teléfono C, comúnmente tendrán que escribir notas del médico u otro profesional. Sentirse cómodo al escribir estas notas será importante para garantizar que la nota sea precisa. Los teléfonos con auriculares o altavoz permitirán al transcriptor usar ambas manos para escribir o escribir la nota sin distraerse.
Ambos lados de la conversación, el registrador y el transcriptor, marcarán números similares una y otra vez. La grabadora marcará un número para grabar su mensaje en una bandeja de entrada especial, y el transcriptor marcará el mismo número para escuchar el mensaje reproducido. Para asegurarse de que nadie llame a la bandeja de entrada incorrecta y para facilitar el acceso a la bandeja de entrada, la marcación rápida permitirá que tanto el registrador como el transcriptor presionen un solo botón en lugar de marcar varios números.
Los mensajes simples probablemente serán fáciles de escuchar y escribir para un transcriptor, pero los mensajes detallados pueden requerir varias reproducciones, por lo que se necesitará la capacidad de reproducir un mensaje de teléfono C. Esto también ayuda al registrador, en caso de que quiera asegurarse de que no se haya perdido nada en el mensaje. El rebobinado también ayuda a los transcriptores y grabadores a comprobar secciones del mensaje sin tener que volver a reproducirlo todo.
Si el transcriptor funciona también como secretario, entonces un teléfono C capaz de funcionar como un teléfono normal lo ayudará a realizar tareas adicionales para el profesional. Esto también ayuda al registrador, ya que puede grabar mensajes y luego llamar a los pacientes y otras personas para transmitir mensajes en tiempo real. Tener una funcionalidad de teléfono real no ayuda en las funciones de grabación de un teléfono C, pero hace que el teléfono sea más útil en general.