Un documento inteligente es un tipo específico de documento electrónico interactivo. Se diferencia de un documento electrónico estándar en que es dinámico y se puede personalizar. Las empresas, desde firmas de marketing hasta entidades comerciales de arrendamiento, pueden beneficiarse de la incorporación de documentos inteligentes en sus operaciones, porque su uso puede ahorrar tiempo y recursos al reflejar inmediatamente datos específicos.
Los formatos para documentos inteligentes incluyen Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, software Cardiff y XForms de W3C®. DocFire ™, Exari e Intelledox también pueden considerarse parte de la solución de documentos inteligentes. Cualquiera de estas piezas de software se puede programar para ayudar en la producción y uso de documentos inteligentes. También están basados en XML, con respecto a los datos utilizados.
Un documento inteligente se distingue del documento electrónico promedio de una manera fundamental. Mientras que se puede decir que un documento electrónico estándar es la versión digital de una hoja de papel, un documento inteligente es interactivo y puede ser dinámico. Los documentos electrónicos interactivos permiten una alta personalización de los documentos tanto para el usuario como para el espectador.
Las páginas web personalizadas, las presentaciones y los formularios que cambian a petición del usuario pueden considerarse documentos inteligentes. Por lo general, funcionan junto con Internet y un tipo de software de servidor. Estas cosas ayudan a que el documento inteligente cobre vida, lo mantenga dinámico y responda a las entradas.
Las aplicaciones de un documento inteligente son numerosas. Estos documentos pueden ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones, ayudar con los protocolos de servicio al cliente y reducir costos. Ciertas empresas que dependen de datos en constante cambio, como las empresas de marketing, también pueden aplicar documentos inteligentes a sus prácticas comerciales. Por ejemplo, las empresas de marketing que utilizan documentos inteligentes para llenar automáticamente los materiales de marketing directo con la información personal de los clientes potenciales tienen más posibilidades de llegar a sus mercados objetivo y aumentar sus tasas de conversión. También pueden solidificar sus marcas, tener una mejor retención de clientes y reducir los costos asociados con el marketing mediante el uso de documentos inteligentes.
Un ejemplo de una aplicación práctica de documentos inteligentes implica el arrendamiento comercial y el préstamo. Esta industria se basa en la idea de que varias entidades prestarán y arrendarán con fines comerciales y por períodos de tiempo específicos, por lo que los documentos inteligentes pueden ayudar a las entidades que realizan el préstamo y el arrendamiento. Los documentos inteligentes pueden proporcionar a los agentes de préstamos y arrendamientos documentos que han sido programados inteligentemente para reflejar el nombre del arrendatario y otra información personal. Esto puede ahorrarle tiempo y recursos al arrendador al intentar cerrar acuerdos.