Un fax digital es un tipo de documento de fax que se envía y, a veces, se recibe como un documento electrónico en lugar de un documento en papel que se imprime con una máquina de fax estándar. La ventaja de un fax digital es que el documento electrónico puede almacenarse en un archivo en el disco duro de una computadora e imprimirse cuando el destinatario requiera una copia impresa. Considerada una alternativa más ecológica al fax tradicional, es posible enviar un fax digital utilizando hardware y software desarrollados para tal fin.
Una de las formas más comunes que utilizan los consumidores para enviar o recibir un fax digital es contratar los servicios de un proveedor de servicios de fax electrónico. Con esta aplicación, el cliente recibe credenciales de inicio de sesión para acceder a la red del proveedor, carga una copia del documento electrónico que desea enviar, proporciona la información del destinatario y luego envía el documento. Dependiendo de cómo el destinatario prefiera recibir el documento, el fax puede enviarse a una máquina de fax tradicional e imprimirse como una copia impresa, o ser en forma de un fax por correo electrónico que el destinatario puede guardar en el disco duro de su computadora. para uso posterior.
Además de configurar una cuenta con un proveedor de fax digital, también es posible comprar hardware que permita a los usuarios hacer uso de cualquier tipo de conexión a Internet para enviar o recibir faxes. Con esta aplicación, el hardware se conecta como un dispositivo periférico a una computadora de escritorio o portátil. Luego, se instala el software en la computadora para permitir que el dispositivo adjunto proporcione una función similar a una máquina de fax estándar. Muchos diseños permiten a los usuarios insertar una copia impresa de un documento para enviarlo por fax directamente al dispositivo y luego seguir las instrucciones básicas para iniciar el envío. Algunos modelos también permiten al usuario seleccionar un archivo electrónico guardado en el disco duro de la computadora, proporcionar la información de contacto necesaria para el destinatario y enviar el fax sin la necesidad de utilizar una copia impresa.
Uno de los principales beneficios de utilizar este método de fax es que se reduce la cantidad de papel consumido en el proceso. Dado que se pueden utilizar documentos electrónicos en lugar de copias impresas, esto ayuda a reducir los gastos de suministros para una oficina. Además, la facilidad de extracción de documentos electrónicos y el uso de un servicio de fax digital o algún tipo de equipo conectado a la computadora significa que los usuarios pueden enviar faxes a costos más bajos, algo que es especialmente importante si la empresa utiliza habitualmente el fax como parte de la operación comercial.