Numerosos tipos de negocios manejan sus asuntos manteniendo cuentas. Estos incluyen bancos, compañías de tarjetas de crédito y compañías de servicios públicos. Las cuentas que mantienen estas empresas son en realidad archivos personalizados. Para diferenciar un archivo de otro, cada archivo generalmente recibe un número de cuenta para identificarlo.
Los números de cuenta son generalmente herramientas de administración de archivos muy útiles y eficientes. Si una persona va a un banco para abrir una cuenta corriente, se le debe dar un número de cuenta corriente. El propósito de este número es administrar las transacciones que pertenecen específicamente a las transacciones de ese cliente. Si necesita hacer un depósito, usará su número de cuenta para que el dinero pueda acreditarse a ella y no a otra persona. Si necesita retirar fondos, necesitará su número de cuenta para asegurarse de que no está tomando fondos que no le pertenecen.
Las empresas que administran archivos de clientes usando números de cuenta a menudo encuentran más fácil identificar un archivo de cliente usando este número. Los nombres, por ejemplo, pueden crear un problema porque puede haber muchas personas con el mismo nombre. Los números de cuenta, sin embargo, deben ser únicos. Los números de cuenta duplicados dentro de una empresa son generalmente un error y pueden crear numerosos problemas.
Los números de cuenta pueden ser completamente numéricos o pueden ser alfanuméricos. Cada compañía generalmente puede decidir cómo formatear sus números de cuenta. Las empresas generalmente estructuran estos números para que un número de cuenta de otra compañía no pueda confundirse con uno propio. Por ejemplo, un banco debería poder identificar fácilmente que se ha cometido un error si un cliente usa su número de cuenta de tarjeta de crédito.
Dependiendo del tipo de cuenta, puede haber un riesgo considerable de perder o compartir un número de cuenta. Hay numerosas razones para esto. Una razón principal es que el archivo de un cliente a menudo contiene información confidencial, como su número de identidad, información de crédito y su domicilio. Otra razón por la que la protección de los números de cuenta es importante es porque si los extraños obtienen los números, pueden obtener acceso a los recursos de una persona, como sus finanzas.
Dado que muchas compañías usan números de cuenta, la mayoría de las compañías intentan que sea conveniente para los clientes administrarlas. Lo hacen al incluir el número de cuenta de cada cliente en los extractos y facturas que se les envían. El número a menudo se imprime en cada cheque cuando una persona tiene una cuenta corriente. Algunas empresas emiten tarjetas a cada cliente que contiene su número único.
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