Los presupuestos que se modifican continuamente se denominan presupuestos continuos. El presupuesto continuo se establece para un cierto período de tiempo y luego se modifica cuando finaliza ese período de tiempo. Los presupuestos renovables son más flexibles que los presupuestos estándar porque tienen en cuenta las variaciones en ingresos y gastos.
Un presupuesto establece la cantidad de dinero que controla una entidad, cómo piensa gastarlo y cómo se financiará el dinero. Los presupuestos se dividen en subsecciones y el presupuesto general se denomina presupuesto maestro. El presupuesto maestro requiere un balance general y un estado de resultados. Las subsecciones incluyen presupuestos y gastos departamentales.
La variación es causada por un elemento del presupuesto que cuesta más o menos de lo esperado, o por ingresos que son más altos o más bajos de lo esperado. Las causas comunes de variación incluyen una productividad más lenta, ventas reducidas y cambios en el costo de las materias primas. Los presupuestos bien construidos intentan anticipar la variación agregando fondos de emergencia o subestimando los ingresos con la esperanza de superar las expectativas.
Cada presupuesto continuo abarca un período de tiempo específico. Estos pueden ser trimestrales, anuales o distribuidos en un período de varios años, y las enmiendas al presupuesto ocurren a intervalos regulares dentro de estos plazos. Por ejemplo, si se establece un presupuesto anual entre abril y marzo, se modifica cada mes. El presupuesto modificado también tiene una duración de 12 meses, por lo que los años posteriores pueden tener un período diferente, como abril a marzo y luego de mayo a abril del año siguiente.
Al emplear un presupuesto variable, una empresa o entidad puede agregar un grado adicional de flexibilidad. Esto puede permitirles reaccionar mejor a los cambios en costos e ingresos. Por ejemplo, el costo del petróleo es motivo de preocupación para muchas empresas. Si una empresa de transporte presupuesta $ 2.50 USD por galón de gasolina, pero los precios suben a $ 3.00 USD por galón, entonces la variación podría resultar costosa.
Un presupuesto estándar buscaría acomodar este tipo de cambios inesperados en los costos al transferir dinero al presupuesto de combustible desde un fondo de reserva o de emergencia. Este monto se calcularía para el resto del presupuesto. Sin embargo, con un presupuesto variable, el presupuesto modificado proporcionará el gasto de combustible para precios más altos durante un período de 12 meses. Si los precios luego bajan, entonces el presupuesto será modificado nuevamente con un presupuesto de combustible más pequeño.
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